Digitaliseren in de zorg zonder de zorgverlener extra werk te geven

Pieter en Jeroen

Consultant en Front-end / Dev-ops

Leestijd 6 min

Geplaatst op 28 aug '26

Over ons

Waarom tijdwinst zo vaak registratielast wordt

Twee dingen lopen in vrijwel elk zorgtraject uit elkaar: wie het systeem kiest en wie ermee moet werken.

Wie kiest en wie gebruikt

Systemen worden geselecteerd door bestuur, ICT en inkoop, op criteria als beheersbaarheid, leveranciersgarantie en informatiebeveiliging. Allemaal terecht. Ze worden gebruikt door mensen aan het bed, aan de balie of in de behandelkamer, die vooral geïnteresseerd zijn in of ze het ding tussen twee patiënten door kunnen bedienen.

Die twee lijstjes overlappen minder dan je zou denken. Een systeem kan uitstekend scoren op elk selectiecriterium en alsnog dagelijks tijd kosten, simpelweg omdat niemand tijdens de selectie heeft gekeken hoe een gewone dienst eruitziet.

De optelsom van kleine handelingen

Elke schakel die tussen twee systemen ontbreekt, wordt uiteindelijk een handmatige handeling. Een gegeven dat in het ene systeem staat en in het andere opnieuw moet worden ingevoerd. Een lijst die iemand wekelijks exporteert en doorstuurt. Een dubbele controle omdat niemand zeker weet welk systeem leidend is.

Los zijn dat kleine dingen. Bij elkaar opgeteld, over een hele afdeling en een heel jaar, gaat het om substantiële tijd die niemand als project heeft begroot.

Koppelen is meestal realistischer dan vervangen

De eerste reflex bij een rommelig landschap is opruimen: alles vervangen door één pakket. Dat is in de zorg zelden de verstandigste route, want zorgorganisaties zijn historisch gegroeid. Afdelingen hebben in verschillende jaren verschillende keuzes gemaakt, fusies hebben landschappen samengevoegd, en sommige systemen zijn simpelweg te specialistisch om te vervangen. Daar komt bij dat een migratie in de zorg risico’s kent die elders niet spelen. Als er iets misgaat, gaat het mis in het primaire proces.

Vervangen kan de juiste keuze zijn, maar vaker is de winst te halen door bestaande systemen goed met elkaar te laten praten. Dat is precies waar wij aan werken bij integraties en koppelingen: niet het landschap omgooien, maar de gaten ertussen dichten.

Wat een koppeling in de zorg anders maakt

Technisch is een koppeling in de zorg niet ingewikkelder dan elders. De randvoorwaarden zijn dat wel.

Autorisatie en herleidbaarheid

Wie mag welke gegevens zien, en kun je achteraf aantonen wie wat heeft ingezien of gewijzigd? Dat is geen extraatje maar het uitgangspunt. In de praktijk betekent het centraal geregelde toegang, bijvoorbeeld via single sign-on, zodat rechten op één plek worden beheerd en niet per systeem opnieuw.

Datzelfde geldt voor wat je onderweg vastlegt. Voor het Farmacotherapie team van Amsterdam UMC was het verzamelen van gegevens over voorschrijfgedrag een expliciete wens, en tegelijk was geanonimiseerd verzamelen volgens de geldende richtlijnen een harde eis. Die twee dingen zijn prima te verenigen, maar alleen als je ze vanaf het ontwerp meeneemt en niet achteraf probeert te repareren.

Wat er gebeurt als een systeem eruit ligt

De vraag die te weinig wordt gesteld. Valt de hele keten stil, of kan de afdeling doorwerken en loopt de synchronisatie later bij? Dat is een ontwerpkeuze en geen technisch detail, en hij hoort besproken te worden met de mensen die op dat moment doorwerken.

Een systeem dat het in 99% van de gevallen goed doet, wordt beoordeeld op wat er gebeurt in dat ene procent.

Gebruiksvriendelijk betekent hier iets anders

In veel sectoren betekent gebruiksvriendelijk: prettig ogend, rustig, met ruimte om te ontdekken. In de zorg betekent het iets anders.

Ontwerpen voor onderbreking

Een zorgverlener werkt zelden een half uur ongestoord aan één taak. Er wordt geklopt, gebeld en gevraagd. Een goed ontworpen scherm gaat er dus van uit dat iemand halverwege stopt en later terugkomt. Blijft de ingevulde informatie staan? Is meteen zichtbaar waar je gebleven was? Kun je een handeling afmaken zonder eerst drie stappen terug te lopen?

Dat is de kern van gebruikerservaring in deze context, en het staat los van hoe het scherm eruitziet.

Bij het leerplatform van Medclass was dat het hele uitgangspunt. Zorgprofessionals willen bijblijven, maar de tijd daarvoor komt in stukjes. Het platform is daarom gebouwd rond de vraag waar je gebleven was: wat staat er open, wat is afgerond, en kun je zonder zoeken verder waar je stopte.

Minder klikken, niet mooiere schermen

De beste graadmeter is banaal: hoeveel handelingen kost het meest voorkomende taakje? Niet de complexe uitzondering, maar het ding dat veertig keer per dienst gebeurt. Daar zit de winst, en daar meet je hem ook.

Wat daarbij helpt, is dat iemand het werk een keer echt komt bekijken in plaats van erover te vergaderen. Een middag meekijken levert meestal meer op dan een uitvraag van tien pagina’s.

Ontwerp ook voor de beheerder

De aandacht gaat vrijwel altijd naar de eindgebruiker, terwijl het beheerscherm bepaalt of een oplossing over twee jaar nog klopt. Kan de organisatie zelf inhoud aanpassen, of moet daar telkens een leverancier aan te pas komen?

In de beslisboom-applicatie voor het Farmacotherapie team konden de beheerders daarom zelf stappen en regels toevoegen. Belangrijker nog: het systeem geeft een melding zodra een toegevoegde stap onlogisch is. Dat is een klein ontwerpdetail met een groot effect, want het voorkomt dat iemand per ongeluk een route bouwt die nergens uitkomt.

Hoe je begint zonder een programma van eisen van tachtig pagina’s

Grote zorgprogramma’s hebben de neiging om jaren te duren en onderweg hun oorspronkelijke doel te verliezen. Klein beginnen werkt beter, en levert bovendien sneller vertrouwen op bij de mensen die het moeten gaan gebruiken.

Eén proces, één afdeling

Kies één werkproces waarvan iedereen weet dat het schuurt. Los dat op, meet of het echt tijd scheelt, en gebruik dat resultaat als onderbouwing voor de volgende stap. Een proof of concept is hier goud waard: je test één onzekerheid voordat er een groot budget aan vastzit.

Werkt het, dan heb je een intern verhaal dat sterker is dan elke businesscase. Werkt het niet, dan weet je dat voor een fractie van de kosten.

Wie er aan tafel hoort

Minstens één iemand die het werk zelf doet. Niet als klankbord aan het eind, maar vanaf het eerste gesprek en met echte invloed op de keuzes. Verder iemand die mag beslissen, en iemand die het straks beheert.

Ontbreekt de eerste, dan bouw je iets dat op papier klopt. Ontbreekt de tweede, dan blijft het traject hangen. Ontbreekt de derde, dan werkt het een jaar en daarna niet meer.

Tot slot

Digitaliseren in de zorg is zelden een technisch vraagstuk. De koppelingen zijn te bouwen, de schermen zijn te ontwerpen, de autorisatie is te regelen. Wat het onderscheid maakt, is of het resultaat aansluit op een werkdag die zich niet aan de planning houdt.

Wij werken aan maatwerksoftware, portalen en koppelingen voor organisaties waar dat opgaat, en de vaste eerste stap is meekijken in plaats van uitvragen. Hoe dat uitpakt lees je in de cases van Medclass en Amsterdam UMC, en meer over onze aanpak staat op de pagina over digitalisering in de zorg.

Loop je tegen zo’n proces aan en wil je er eens hardop over nadenken? Plan een vrijblijvende brainstorm, we denken graag mee.