Wat een softwareproject duur maakt, en het is niet het bouwen

De kostenposten die niemand begroot

Vijf patronen komen in veel trajecten terug. Ze hebben met elkaar gemeen dat ze weinig met techniek te maken hebben, en dat je er meestal iets aan kunt doen.

Scope die vloeibaar blijft

Een wijziging kost geld, dat weet iedereen. Wat daarbij vaker wordt onderschat, is dat het herzien van iets dat al af was veel duurder is dan het meteen goed doen.

Wat het écht kost

Een schermontwerp dat wordt omgegooid nadat het is gebouwd en getest, kost niet alleen de nieuwe bouwtijd. Het kost ook het weggegooide werk, het opnieuw testen, en het aanpassen van alles wat eraan hangt.

Wat helpt

Voortschrijdend inzicht is normaal en vaak waardevol. Het gaat om het moment waarop dat inzicht komt. Wie twijfelt over de kern van een proces, kan dat het beste testen voordat er een regel productiecode is geschreven. Een proof of concept of klikbaar prototype kost een fractie van een verbouwing achteraf, en levert vaak betere gesprekken op dan een document vol wensen.

Feedback in druppels

In de meeste offertes staat een aantal feedbackrondes. In de praktijk worden dat er vaak meer, en dat komt lang niet altijd door de hoeveelheid opmerkingen. Het komt door de vorm.

Vier mensen die op verschillende dagen los reageren, leveren geen vier keer feedback op. Ze leveren vier rondes op, plus het werk om tegenstrijdige wensen tegen elkaar af te wegen, plus een gesprek om te bepalen wie gelijk krijgt.

Eén verzamelde reactie waar intern al over is gesproken, is niet alleen sneller. Het resultaat is ook beter, omdat de keuzes bij jou zijn gemaakt in plaats van bij ons.

Wat verder helpt: één aanspreekpunt met mandaat, feedback op één plek, en het onderscheid tussen “dit is fout” en “dit vind ik persoonlijk anders”. Die twee door elkaar halen kost vaak meer tijd dan het oplossen van een bug.

De koppeling waarvan niemand wist dat hij bestond

Dit is misschien wel de klassieker. Halverwege een project blijkt dat er nog een exportje draait naar het boekhoudpakket, dat iemand op de administratie elke maandag een bestand handmatig bijwerkt, of dat de voorraad in twee systemen tegelijk leeft zonder dat duidelijk is welke leidend is.

Zulke verbindingen zijn vaak niet gedocumenteerd. Ze zijn ooit uit noodzaak ontstaan en daarna gewoon blijven werken. Ze komen pas boven water als iemand het onderliggende systeem aanraakt. Dan blijkt de koppeling met AFAS of Exact Online niet één veld te betreffen, maar een compleet proces inclusief uitzonderingen waar de organisatie zelf aan gewend is geraakt.

De remedie is saai maar effectief: vooraf in kaart brengen welke systemen data uitwisselen, ook de informele. Wij nemen die inventarisatie standaard mee bij integraties en koppelingen, juist omdat de verrassingen daar zitten en niet in de techniek.

Content die niet komt

Het platform is af, getest en klaar voor productie. En dan gebeurt er drie maanden niets, omdat de teksten, foto’s en productdata er nog niet zijn.

Dit kost geen bouwuren, en toch kost het geld. Het team dat het project kende is inmiddels aan iets anders begonnen en moet zich opnieuw inlezen. Afhankelijkheden zijn een versie verder. Het momentum bij de eigen organisatie is weg. En het belangrijkste: de investering staat stil zonder iets op te leveren.

Reken er niet op dat content “erbij” wordt gedaan door iemand die ook een volle agenda heeft. Zet het als eigen spoor in de planning, met een verantwoordelijke en een deadline. Een contentstrategie die aan het begin wordt gemaakt in plaats van aan het eind, verdient zichzelf hier vaak snel terug.

Twijfel halverwege

Een van de duurste vormen van stilstand is twijfel. Niet de discussie zelf, maar de weken waarin niemand een knoop doorhakt en het werk noodgedwongen op pauze staat.

Meestal is dit een symptoom en geen oorzaak. Er zit te weinig mandaat aan tafel, of er is intern nooit echt overeenstemming geweest over het doel. Dat wreekt zich pas als er iets tastbaars ligt waar mensen iets van vinden. Het is dan verleidelijk om de discussie in het project op te lossen, terwijl hij in de directiekamer thuishoort.

Zorg dat degene die “ja” mag zeggen ook echt betrokken is, en spreek vooraf af hoe je knopen doorhakt als de meningen verschillen. Collega Tara schreef eerder al over rust in een project en waarom haast en besluiteloosheid vaak samen optreden.

Ons eigen aandeel

Het zou te makkelijk zijn om deze lijst af te sluiten zonder naar onszelf te kijken, want ook aan onze kant gaat er weleens iets mis.

We zijn soms te optimistisch in het schatten van werk dat we goed kennen, juist omdat we het goed kennen. We vragen niet altijd meteen door bij een wens die op papier eenvoudig oogt maar in de praktijk een uitzondering per klant blijkt te bevatten. En we melden slecht nieuws af en toe later dan verstandig is, in de hoop het onderweg nog op te lossen. Dat is menselijk, en het is ook precies waar het duur wordt.

Daarom stellen we vroeg in een traject bewust de vervelende vragen. Wat gebeurt er met de oude data. Wie beheert dit straks. Welke uitzondering ga ik over drie maanden ontdekken. Liever een ongemakkelijk gesprek in week twee dan een verrassing in week twintig.

Wat je vooraf kunt doen

Je krijgt deze kosten er niet volledig uit, maar je kunt ze wel klein houden.

Voordat je begint

• Breng het echte proces in kaart, inclusief de handmatige stappen en de exports die niemand meer noemt. Een customer journey of procesanalyse legt dit soort dingen bloot voordat ze duur worden.
• Test onzekerheid met een prototype in plaats van met een oplevering.
• Wijs één beslisser aan met mandaat, en één contentverantwoordelijke met tijd.

Tijdens het traject

• Verzamel feedback intern voordat je hem doorstuurt.
• Knip het werk in fasen met beslismomenten. Klein beginnen en daarna doorbouwen is meestal goedkoper dan één groot plan dat halverwege wordt herzien.
• Plan onderhoud vanaf dag één mee, zodat toekomstbestendig bouwen geen losse post wordt die later ineens opduikt.

Tot slot

Een project is zelden alleen bouwen. Het is beslissen, afstemmen en opruimen, en daar gaat het geld naartoe. Wie dat vooraf erkent, komt achteraf minder vaak voor verrassingen te staan.

Benieuwd waar in jouw plannen de verborgen kosten zitten? Plan een vrijblijvende brainstorm, dan kijken we er samen naar.