Specialist in facturatie software
Van boekhoudpakket naar op-maat facturatie-motor
Voor de meeste MKB-organisaties is standaard boekhoudsoftware prima. Exact Online, Moneybird of e-Boekhouden regelen factureren, betalen en boekhouden in één omgeving. Maar zodra jouw facturatiestroom afwijkt van “product X kost bedrag Y”, loop je tegen grenzen aan.
Denk aan situaties zoals:
- Subscription-modellen met wisselende contracten, staffels en pro-rata berekeningen
- Urenfacturatie waarbij tarieven verschillen per klant, project of medewerker
- Groothandel met complexe klant-specifieke prijsafspraken en bonusstructuren
- Facturatie die direct uit je CRM, planningssoftware of project management systeem moet komen
- Duizenden facturen per maand die geautomatiseerd moeten lopen
In die gevallen is facturatie geen los proces meer, maar het eindpunt van een keten. Handmatig factureren of veel workarounds in je boekhoudpakket kost dan te veel tijd en er sluipen fouten in. Een facturatiesoftware op maat vangt dat op.
Waar we facturatiesoftware voor bouwen
Elke sector heeft z’n eigen facturatie-uitdagingen. Een greep uit de projecten die we typisch aannemen:
SaaS en abonnementsdiensten. Complexe subscription billing met upgrades, downgrades, add-ons, pro-rata en meer. Vaak gekoppeld aan Stripe, Mollie of betaalproviders die recurring payments ondersteunen.
Uitzend- en detacheringsbureaus. Urenfacturatie vanuit gewerkte diensten, met verschillende marges per klant en automatische verrekening richting het loonsysteem.
Professional services. Project- en urenfacturatie met splitsing per klant, activiteit en fase. Vaak met eindsaldo-verrekening en tussentijdse voorschotten.
E-commerce en groothandel. Bulk-facturatie met klantspecifieke prijzen, staffelkortingen en bonusstructuren. Onze e-commerce klanten zoals Drankdozijn factureren duizenden orders per dag geautomatiseerd via maatwerk-integraties.
Zorg en dienstverlening. Facturatie richting verschillende financiers (patiënt, verzekeraar, gemeente) met eigen regels en tarieven per stroom.
De koppelingen die facturatie draaiende houden
Facturatie op maat is bijna altijd een koppelings-project. Je nieuwe facturatiesysteem moet praten met minimaal drie andere systemen: waar de data vandaan komt, waar de betaling loopt en waar het boekhoudkundig geregistreerd wordt.
Wij bouwen standaard koppelingen naar:
- Boekhoudpakketten: Exact Online, AFAS, Twinfield, SnelStart
- Betaalproviders: Mollie, iDEAL en Wero, Stripe, Buckaroo
- CRM en verkoop: Salesforce, HubSpot, of jouw eigen CRM op maat
- HR en uren: SAP SuccessFactors, AFAS, urenregistratie-tools
- E-facturatie: Peppol voor overheids- en zorgfacturatie
- E-mail en communicatie: Microsoft 365 voor verzending, Mailchimp voor klantcommunicatie
Voor legacy-omgevingen zoals IBM i en AS/400 hebben we ook ruime ervaring. We bouwen dan de moderne facturatie-laag om je bestaande boekhouding heen, zonder dat je aan je fundament hoeft te sleutelen.
Wanneer wél en wanneer niet
Facturatiesoftware op maat is niet voor iedereen. Voor generieke facturatiestromen (product bestellen, factuur sturen, betaling ontvangen) is Moneybird of Exact Online sneller en goedkoper. Dat zeggen we gewoon eerlijk als we het denken.
Kies wél voor maatwerk als je herkent:
- Handmatige stappen in je facturatieproces die elke maand terugkomen
- Facturatiefouten of vertragingen die klanten of cashflow raken
- Standaardpakketten die je unieke prijs- of contractstructuur niet aankunnen
- Behoefte aan sterkere koppelingen dan je huidige tools ondersteunen
- Volumes die inefficiëntie duur maken
Onze aanpak
We beginnen met een analyse van je huidige facturatieproces. Wat gebeurt er nu handmatig, waar zit de vertraging, welke gegevens moeten samenkomen. Aan het einde van die fase weet je precies wat we gaan bouwen, welke koppelingen nodig zijn en wat het gaat kosten.
Ontwikkeling gebeurt in sprints van twee weken met werkende opleveringen die je zelf kunt testen. We werken met Laravel voor de logica en de koppelingen, en zorgen dat het systeem schaalt van tientallen tot honderdduizenden facturen per maand.
Na livegang blijven we betrokken voor updates en doorontwikkeling. Nieuwe koppelingen, tariefwijzigingen, extra rapportages: allemaal onderdeel van hoe we werken.
Hoe ideeën werkelijkheid worden
Geen theorie, maar echte trajecten. Bekijk hoe richting, techniek en ontwerp samen zorgen voor resultaat dat blijft staan.
Inzichten uit ons digitaal vakmanschap
Van praktijkverhalen en slimme oplossingen tot updates uit ons eigen team. Een inkijk in wat ons bezighoudt, wat we ontdekken en hoe ideeën langzaam vorm krijgen.
Veelgestelde vragen over facturatiesoftware op maat
-
Wat is facturatiesoftware op maat?
Facturatiesoftware op maat wordt specifiek voor jouw organisatie ontwikkeld en geautomatiseerd rond jouw eigen prijs-, contract- en betaalstructuren. Anders dan bij standaardpakketten zoals Exact Online of Moneybird bepaal jij de logica, de rapportages en de koppelingen. Vaak is het geen vervanging van je boekhoudpakket, maar een tussenlaag die alle bronnen bij elkaar brengt en jouw boekhouding voedt.
-
Wat kost maatwerk facturatiesoftware?
Een compacte facturatiestroom voor een specifiek proces start bij 15.000 tot 35.000 euro. Uitgebreidere systemen met subscription billing, meerdere koppelingen en complexe berekeningen bewegen zich tussen 40.000 en 120.000 euro. Tijdens een gratis intake maken we samen een concrete inschatting.
-
Kan ik mijn huidige boekhoudpakket blijven gebruiken?
Bijna altijd wel. In veel projecten bouwen we een maatwerk-laag bovenop je bestaande boekhoudpakket zoals Exact, AFAS of Twinfield. De maatwerk-software regelt de logica en de koppelingen, en stuurt de definitieve facturen door naar het boekhoudpakket. Zo behoud je alles wat werkt en versterken we alleen daar waar het knelt.
-
Hoe schaalt de software mee als we groeien?
Onze facturatiesystemen worden modulair opgebouwd. Nieuwe klanten, nieuwe producttypen, nieuwe koppelingen: allemaal toe te voegen zonder alles opnieuw te bouwen. Sommige van onze klanten begonnen met honderden facturen per maand en zitten nu op honderdduizenden zonder dat de kern van hun systeem opnieuw op de schop moest.
-
Kunnen jullie ook e-facturatie via Peppol regelen?
Ja. Voor organisaties die factureren aan overheid, zorg of grote corporates is Peppol een vereiste. We bouwen Peppol-integratie in onze facturatiesystemen, zodat facturen automatisch in het juiste formaat verzonden worden.
-
Hoe lang duurt de ontwikkeling van maatwerk facturatiesoftware?
De eerste werkende versie leveren we meestal in 6 tot 10 weken. Complexere systemen met veel koppelingen en subscription-logica nemen 3 tot 5 maanden. We starten altijd met een MVP dat je kunt testen, en breiden vanuit daar stap voor stap uit.
Voor de ontwikkeling van een kennisplatform van een nieuw team binnen het VUmc, zijn we de samenwerking aangegaan met SMIT. Dit heeft een prettige en vakkundige samenwerking opgeleverd, waarin SMIT. onze wensen begrijpt en hier vakkundig en constructief over mee kan denken. Wij zijn erg tevreden over het resultaat en deze samenwerking!
SMIT is voor ons een betrouwbare partner op IT gebied. We werken al 19 jaar samen. We zijn met onze webshop Drankdozijn altijd vooruitstrevend en daar past SMIT heel goed bij. Innovatieve ideeën worden met SMIT werkelijkheid. Naast een digitale strategie staat digital security bij SMIT centraal, wat voor ons als e-commerce bedrijf een vertrouwd gevoel geeft.
We werken al lange tijd samen met SMIT en zijn zeer tevreden over de samenwerking. Het team is uiterst deskundig en denkt proactief mee over marketingoplossingen met creatieve, waardevolle ideeën die ons echt verder helpen. Als het nodig is, spelen ze kort op de bal en handelen ze snel en direct. Een betrouwbare partner waar we graag mee blijven werken!
Voor een complex portal hebben wij SMIT Digitaal Vakmanschap ingeschakeld. Na wat opstartproblemen is er door de werknemers van SMIT een waardevolle tool ontwikkeld, waar zowel wij als onze klanten, elke dag dankbaar gebruik van maken.
In maart 2024 is onze nieuwe website gelanceerd. Gemaakt door en gehost bij SMIT. Design was op basis van corporate huisstijl met eigen stijlelementen. Veel aandacht is gegeven aan site performance, waardoor website hoog scoort op SEO, accessibility en best practices.
SMIT heeft ons super geholpen met het zetten van de volgende stap met onze webshop. Wij hadden behoefte aan een partij die ons kon faciliteren in een stabiele server die bestand is tegen pieken in bezoekersaantallen. SMIT heeft meer dan dat geleverd. Een uiterst professionele partij, heel toegankelijk, snel in hun reactie en ze weten echt waar ze het over hebben. Aanrader!
SMIT is technisch sterk, ze kunnen goed luisteren naar de businessvraag achter de it-oplossing en zijn zakelijk betrouwbaar. Kortom: een goede partner voor je IT-innovaties.