Eén proces, meerdere systemen

Software koppelingen die je bedrijfsprocessen versnellen

Bij bijna elke groeiende organisatie remmen losse systemen het werk af. Je CRM weet niet wat je boekhouding weet. Je webshop stuurt orders die iemand met de hand in je ERP zet. Je HR-systeem regelt de medewerkers, maar accounts in Microsoft 365 gaan nog per mail. Het werkt, maar het schuurt, en bij elke wijziging moet er iemand aan de knoppen.

Wij bouwen koppelingen die dat oplossen, met verbindingen op maat die passen bij jouw processen en systemen, en die niet omvallen bij de volgende update van een plugin. Dat doen we al ruim twintig jaar.

Wanneer een koppeling waarde toevoegt

Tien records per week exporteren en importeren doe je sneller met de hand dan met een koppeling. Een koppeling loont zodra je een van deze situaties herkent:

• Dubbele invoer kost je team meer dan een uur per week per persoon.
• Fouten door overtypen geven problemen bij klanten, in de boekhouding of in de rapportages.
• Klantvragen blijven liggen omdat wie de telefoon opneemt, de informatie niet bij de hand heeft.
• Rapportages kloppen niet, omdat systemen op verschillende momenten worden bijgewerkt.
• Een nieuwe medewerker moet in drie tot vijf systemen apart worden aangemaakt.
• Een periode van snelle groei laat zien dat de huidige werkwijze niet meegroeit.

Dan verdient een goed gebouwde koppeling zichzelf meestal binnen maanden terug.

Drie routes naar een werkende koppeling

Welke route past, hangt af van hoe ingewikkeld de koppeling is, hoeveel gegevens er doorheen gaan en wat je de komende jaren van plan bent.

Rechtstreeks via de API

Heeft een systeem een goede REST- of GraphQL-API, dan koppelen we rechtstreeks. Je applicatie praat dan zelf met Exact Online, Salesforce, AFAS of Microsoft 365, via OAuth 2.0, met tokens die zichzelf veilig verversen en met foutafhandeling. Dat werkt goed voor een overzichtelijke koppeling tussen twee systemen.

Een tussenlaag

Komen er meer dan twee systemen bij elkaar, of moeten gegevens onderweg worden omgezet, dan bouwen we een tussenlaag. Meestal in Laravel, soms serverless op AWS Lambda. Die laag ontvangt berichten, vangt drukte op, zet velden om, controleert op fouten en levert door aan het volgende systeem. Zo blijft het overzichtelijk, ook als er systemen bij komen.

Met een wachtrij

Gaan er veel berichten doorheen, of reageert een systeem verderop soms traag, dan werken we met een wachtrij, zoals AWS SQS of Redis. Een webshop die orders tegelijk naar de boekhouding, de fulfilment en het CRM stuurt, blijft dan werken als een van die drie even niet reageert. Opnieuw proberen, een aparte plek voor berichten die blijven mislukken en monitoring zitten er standaard in.

Onze meest gevraagde software koppelingen

We bouwden inmiddels meer dan 45 koppelingen voor heel verschillende klanten. De volledige lijst staat op de pagina met alle koppelingen. Deze soorten bouwen we het vaakst:

• Boekhouding en ERP: AFAS, Exact Online, Twinfield, Snelstart, Unit4, CASH, e-Boekhouden en WeFact.
• CRM en verkoop: Salesforce, Spotler en SharpSpring.
• HR en salaris: SAP SuccessFactors, Nmbrs en SD Worx.
• Identiteit en toegang: Microsoft 365 en Entra ID, Auth0, LDAP en Active Directory.
• Betaalproviders: Mollie, iDEAL, Buckaroo, MultiSafepay, Pay.nl, Rabo OmniKassa en Riverty.
• E-facturatie: Peppol voor zakelijke facturen.
• E-mail en marketing: Mailchimp, MessageBird, OneSignal en Microsoft Exchange.
• Cloud en infrastructuur: AWS voor opslag, mail en serverless processen.
• Telefonie: Voys, Voiped en MaxiTEL, om de telefooncentrale aan het CRM te koppelen.
• Reviews en feedback: Klantenvertellen en The Feedback Company.

Staat een systeem uit jouw organisatie hier niet tussen, dan hebben we het vaak toch al eens gekoppeld. Vraag het ons.

Koppelingen per sector

Elke sector heeft combinaties die vaker voorkomen dan andere. Dit zijn de sectoren waar we het meest werken.

E-commerce en groothandel

Webshop naar boekhouding, marketplaces naar voorraad, fulfilment naar orderadministratie. Denk aan WooCommerce-koppelingen, OpenCart en marketplaces. Voor Drankdozijn bouwden we een geheel van een viertalige webshop, Adyen-betalingen en een koppeling met hun IBM i als basis.

Zorg en kennisinstellingen

Patiëntportalen naar het EPD, kennisplatformen naar HR, single sign-on via Entra ID. Voor VUmc, Medclass en Amsterdam UMC bouwen we oplossingen voor de zorg waarin compliance het startpunt is.

Uitzendbranche en detachering

HR-systemen, plansoftware, urenregistratie en facturatie in één keten. We weten welke koppelingen uitzendsoftware nodig heeft om die keten rond te krijgen.

Maakindustrie en groothandel

ERP, WMS, machines en klantportalen die op elkaar moeten aansluiten. In de maakindustrie draait koppelen om schaal, om betrouwbaarheid en om dubbel werk in de operatie voorkomen.

Media en onderzoek

Dataplatformen die veel bronnen samenbrengen tot rapportages. Voor NMO Data bouwden we een centraal dataportaal voor mediabereiksonderzoek dat cijfers uit tientallen bronnen toegankelijk maakt.

Wanneer maatwerk beter is dan een standaard koppeling

Elke leverancier zegt dat zijn systeem “makkelijk koppelt”. In de praktijk valt dat vaak tegen. Een standaardkoppeling uit een appstore loopt vroeg of laat tegen drie grenzen aan:

• Hij synchroniseert de velden die iedereen gebruikt, maar niet de drie eigen velden waar jullie proces om draait.
• Hij kan niets met uitzonderingen, of loopt vast op gegevens die afwijken.
• Je bent afhankelijk van de maker. Je betaalt elke maand en hebt geen invloed op updates of storingen.

Een koppeling op maat bouwen we rond jouw processen en jouw uitzonderingen. Je betaalt geen abonnement en de koppeling is van jou. De investering vooraf is hoger, maar je weet waar je aan toe bent.

Waar wij scherp op letten

Een koppeling gaat mis op de details. Deze punten nemen we bij elke koppeling mee, welke systemen het ook zijn:

• Fouten die niet stil blijven. Elke koppeling legt vast wat er gebeurt, stuurt meldingen en laat het zien in een dashboard.
• Opnieuw proberen met steeds iets langere pauzes, zodat een korte storing bij een systeem geen gegevens kost.
• Geen dubbele verwerking. Komt hetzelfde bericht twee keer binnen, dan levert dat geen dubbele boeking of order op.
• De limieten van beide systemen. Grote synchronisaties sturen we gespreid.
• Beveiliging: OAuth 2.0 waar het kan, wachtwoorden en sleutels in een kluis, tokens die zichzelf verversen.
• Een testomgeving. Elke koppeling kan in een sandbox draaien, zodat je nieuwe situaties uitprobeert zonder je echte gegevens te raken.
• Documentatie die je kunt overdragen aan je eigen team of een andere partij, zodat je niet aan ons vastzit.
• Monitoring van de techniek en van het werk zelf: berichten per uur, doorlooptijden en uitzonderingen die vaker voorkomen.

Meer over software op maat lees je op onze pagina over maatwerksoftware. De volledige lijst staat bij alle koppelingen.