Privacybeleid

SMIT. Digitaal vakmanschap B.V. (hierna: Smit), gevestigd aan Rijksweg 86, 1906 BK Limmen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
SMIT. Digitaal vakmanschap B.V.
Rijksweg 86, 1906 BK Limmen
Ankerweg 2, 1041 AT Amsterdam
088 44 70 000
[email protected]

Pieter Smit is de functionaris gegevensbescherming van Smit. Hij is te bereiken via [email protected].

Uitgangspunten

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Smit houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren

Welke persoonsgegevens wij verwerken

Smit verwerkt persoonsgegevens op de volgende manieren:

Contactformulier via Cal.com
Als u via onze contactpagina een afspraak inplant, verwerken wij de door u ingevulde gegevens (naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en notities). Deze worden verwerkt via Cal.com als onze verwerker. Doel: het inplannen van de afspraak, u een bevestiging sturen en de agenda’s van betrokkenen bijwerken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst op uw verzoek (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Bewaartermijn: zolang de zakelijke relatie duurt, plus wettelijke bewaarplichten.

E-mailcorrespondentie en support
Als u ons e-mailt (bijvoorbeeld naar [email protected]), wordt uw bericht verwerkt in ons ticketsysteem Freshdesk (van Freshworks). Freshdesk heeft toegang tot uw naam, e-mailadres en de inhoud van uw bericht om ons in staat te stellen uw vraag of verzoek te behandelen. Wij bewaren de correspondentie zolang dat nodig is voor de zakelijke relatie of tot maximaal 2 jaar na het laatste contact. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) en waar van toepassing uitvoering van de overeenkomst.

Analytics via Google Analytics 4
Wij gebruiken Google Analytics 4 (GA4) om te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt. IP-adressen worden geanonimiseerd voordat ze worden opgeslagen, “Google Signals” en het delen van data met Google-producten hebben wij uitgezet. Wij bouwen geen persoonsprofielen op en gebruiken de data niet voor marketing- of advertentiedoeleinden. Met Google hebben wij een verwerkersovereenkomst (Data Processing Amendment). Voor het plaatsen van analytics-cookies vragen wij vooraf uw toestemming via onze cookie-melding. Grondslag: toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

Klantprojecten
Voor klanten waarmee wij een overeenkomst hebben, verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn voor projectuitvoering, facturatie en communicatie. Deze verwerking staat beschreven in de overeenkomst en de bijbehorende verwerkersovereenkomst per project. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Buiten bovenstaande verwerkingen registreren wij op smit.net geen persoonsgegevens van bezoekers.

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Onze website en dienst hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over website-bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via [email protected], dan verwijderen wij deze informatie.

Geautomatiseerde besluitvorming

Smit neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Smit) tussen zit. AI-toepassingen die wij intern of in klantprojecten gebruiken (zie de sectie “Onze inzet van AI”) worden altijd onder menselijk toezicht ingezet.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het inplannen van afspraken (Cal.com)
• Klantcommunicatie en support via ons ticketsysteem (Freshdesk van Freshworks)
• Website-analytics (Google Analytics 4)
• Hosting en infrastructuur voor onze website en services
• E-mailverzending (voor bijvoorbeeld transactionele e-mail)
• AI-diensten voor onze eigen bedrijfsvoering (zie de sectie “Onze inzet van AI”)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Een overzicht van onze belangrijkste verwerkers en sub-verwerkers is op verzoek beschikbaar.

Onze inzet van AI

Smit maakt gebruik van AI-diensten voor de eigen bedrijfsvoering en, waar overeengekomen, in klantprojecten. Wij hechten aan transparantie over waar en hoe dit gebeurt.

Intern gebruik van AI
Wij zetten Claude en Claude Design (van Anthropic) in voor onder andere content-creatie, code-assistentie, documentbeoordeling en design-werk. Voor het zakelijk gebruik van deze tools hebben wij de bijbehorende enterprise-varianten met verwerkersovereenkomsten. Data die wij via deze tools verwerken, wordt door Anthropic niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen (zero-day-retention).

Klantdata en AI
Bij interne bedrijfsvoering (bijvoorbeeld het schrijven van een offerte, het uitwerken van een concept of het beantwoorden van een klantvraag) zetten wij Claude soms ondersteunend in. Wij gaan zorgvuldig om met welke gegevens hierbij worden gedeeld. Voor gevoelige klantdata (persoonsgegevens, medische gegevens, financiële gegevens, ontwikkelcode) geldt een strenger regime: deze worden niet zonder expliciete afweging in AI-tools ingevoerd.

AI in klantprojecten
Wanneer wij AI-technologie implementeren in de software of platformen van onze klanten (bijvoorbeeld chatbots, content-generatie of documentanalyse), wordt de gegevensverwerking per project vastgelegd in een aparte verwerkersovereenkomst tussen ons en de klant, met aandacht voor sub-verwerkersovereenkomsten met de AI-provider (meestal Anthropic, soms OpenAI of andere providers).

AI-gegenereerde content op onze website
Blog-artikelen en pagina’s op smit.net die met AI-ondersteuning zijn geschreven, worden expliciet als zodanig aangeduid onderaan het artikel. AI-gegenereerde beelden voorzien wij waar mogelijk van C2PA-metadata en zichtbare markering.

Bewaartermijn

Smit bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Voor de meest voorkomende situaties:

• Klantgegevens: gedurende de zakelijke relatie plus wettelijke bewaartermijnen (fiscaal 7 jaar)
• E-mailcorrespondentie in Freshdesk: maximaal 2 jaar na het laatste contact
• Analytics-data: maximaal 14 maanden (GA4-standaard)
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming geeft voor langere bewaring

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Smit van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• Wij hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen, aangevuld met tweefactor-authenticatie waar mogelijk
• Wij pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens waar daar aanleiding toe is
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via [email protected].

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken.

U heeft ook het recht te weten of en hoe AI wordt gebruikt bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Voor vragen hierover kunt u contact opnemen via [email protected].

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar [email protected].

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Dat kan via autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op via [email protected].

Laatst gewijzigd: 17 augustus 2026