Projectmanagement software op maat
Wanneer een standaard tool tekortschiet
Elk projectgedreven bedrijf heeft eigen ritme en eigen regels. Een bureau werkt anders dan een aannemer, en een onderzoeksinstelling weer anders dan een consultancy. Wanneer je merkt dat je maandelijks uren kwijt bent aan handmatig overtypen tussen tools, of dat de rapportages die je nodig hebt gewoon niet uit je huidige software komen, is dat een signaal. Ook wanneer je meerdere tools naast elkaar gebruikt (één voor planning, één voor uren, één voor facturatie), betaal je feitelijk drie keer voor iets wat in één omgeving thuishoort.
Maatwerk software wordt gebouwd rond jouw processen. Geen concessies aan een generiek datamodel, geen abonnement per gebruiker dat exploderend groeit, en geen features waar je nooit iets mee doet.
Wat we bouwen
De onderdelen die vrijwel altijd terugkomen in een maatwerk projectmanagement oplossing zijn planning en capaciteit, urenregistratie met projectcodes en tarieven, een taak- en workflowmodule, resource management, offerte- en facturatiekoppelingen, en dashboards voor voortgang en marge. Daaromheen komen de onderdelen die uniek zijn voor jouw organisatie, denk aan een goedkeuringsflow met meerdere handtekeningen, een sectorspecifieke rapportage voor een opdrachtgever, of een klantportaal waar opdrachtgevers hun eigen projecten kunnen volgen.
We bouwen dit als maatwerk webapplicatie op moderne stack, met een gebruiksvriendelijke interface die je team zonder training oppakt.
Koppelingen met je bestaande systemen
De kracht van maatwerk zit in de koppelingen. Uren die geregistreerd zijn stromen automatisch door naar de boekhouding in AFAS of Exact Online. Klantgegevens en opportunities komen uit Salesforce. Kalenders en documenten synchroniseren met Microsoft 365. Facturatie kan via Twinfield of via je eigen ERP.
Zo houd je één plek voor projectvoering, terwijl financiën en sales gewoon in de systemen blijven werken die ze al kennen. Meer over onze integraties en koppelingen lees je op de dienstpagina.
Onze aanpak
We beginnen altijd met een korte inventarisatie waarin we jouw processen, tools en pijnpunten in kaart brengen. Daaruit volgt een blauwdruk met scope, architectuur en fasering. Vaak starten we met een proof of concept van de belangrijkste flow, zodat je binnen enkele weken werkend materiaal ziet en kunt bijsturen. Daarna bouwen we in korte iteraties, met wekelijkse demo’s en oplevering per module.
Na livegang blijven we betrokken voor doorontwikkeling, hosting en support. Je krijgt geen zwarte doos, maar een omgeving die met je bedrijf meegroeit.
Voor wie
We bouwen projectmanagement software voor bureaus, ingenieursbureaus, consultancies, installatiebedrijven, onderzoeksinstellingen en organisaties met complexe projectportfolios. Vanaf ongeveer 15 gebruikers of vanaf het moment dat je huidige tool-mix te veel handwerk oplevert, wordt maatwerk zakelijk aantrekkelijk.
Wil je verkennen of een maatwerk oplossing voor jouw team zin heeft? Plan een vrijblijvende kennismaking.
Hoe ideeën werkelijkheid worden
Geen theorie, maar echte trajecten. Bekijk hoe richting, techniek en ontwerp samen zorgen voor resultaat dat blijft staan.
Inzichten uit ons digitaal vakmanschap
Van praktijkverhalen en slimme oplossingen tot updates uit ons eigen team. Een inkijk in wat ons bezighoudt, wat we ontdekken en hoe ideeën langzaam vorm krijgen.
Veelgestelde vragen over projectmanagement software
-
Wat kost projectmanagement software op maat?
Een compleet traject begint doorgaans rond de €25.000 voor een eerste werkende versie met de belangrijkste modules (planning, uren, taken, basisrapportage). Uitgebreidere oplossingen met koppelingen naar AFAS, Exact of Salesforce, een klantportaal en meerdere gebruikersrollen liggen tussen €50.000 en €150.000. We beginnen altijd met een blauwdruk waarin de scope en investering helder worden, zodat je vooraf weet waar je aan begint.
-
Hoe lang duurt de ontwikkeling?
Een proof of concept van de belangrijkste flow leveren we vaak binnen zes tot acht weken op. Een volledige eerste versie is meestal binnen drie tot zes maanden live. Daarna bouwen we in korte iteraties door, zodat je team snel met de belangrijkste functies aan de slag kan en de rest gefaseerd volgt.
-
Wat is het verschil met tools als Asana, Monday of Jira?
Standaard tools zijn gebouwd voor de gemiddelde use case. Ze werken uitstekend als jouw processen passen binnen wat het datamodel toestaat. Zodra je eigen goedkeuringsstromen, urenregels, factureringslogica of sectorspecifieke rapportages nodig hebt, ga je workarounds bouwen. Maatwerk software wordt gebouwd rond jouw proces, zonder de beperkingen van een generieke tool. Ook betaal je geen abonnement per gebruiker, wat bij groei snel oploopt.
-
Kan de software koppelen met AFAS, Exact of Salesforce?
Ja. Koppelingen zijn juist waar maatwerk vaak zijn waarde bewijst. Uren stromen automatisch door naar de boekhouding in AFAS of Exact Online, klantgegevens en opportunities komen uit Salesforce, en kalenders synchroniseren met Microsoft 365. Ook koppelingen met Twinfield, HR-systemen of eigen ERP’s zijn mogelijk. Meer op de pagina over integraties en koppelingen.
-
Blijven mijn data en broncode van mij?
Ja. De software is jouw eigendom, inclusief broncode en data. We leveren op een omgeving die je zelf kunt hosten of die we voor je beheren. Je zit niet vast aan Smit als leverancier. Wij denken dat kwaliteit en samenwerking je bij ons houden, niet vendor lock-in.
-
Wat gebeurt er na oplevering?
We blijven betrokken voor onderhoud, updates, support en doorontwikkeling. Applicaties evolueren mee met je organisatie, dus er komen altijd nieuwe wensen. Je kunt kiezen voor een SLA met vaste responstijden of voor doorontwikkeling op basis van een strippenkaart. Meer over onze hosting en onderhoud.
Voor de ontwikkeling van een kennisplatform van een nieuw team binnen het VUmc, zijn we de samenwerking aangegaan met SMIT. Dit heeft een prettige en vakkundige samenwerking opgeleverd, waarin SMIT. onze wensen begrijpt en hier vakkundig en constructief over mee kan denken. Wij zijn erg tevreden over het resultaat en deze samenwerking!
SMIT is voor ons een betrouwbare partner op IT gebied. We werken al 19 jaar samen. We zijn met onze webshop Drankdozijn altijd vooruitstrevend en daar past SMIT heel goed bij. Innovatieve ideeën worden met SMIT werkelijkheid. Naast een digitale strategie staat digital security bij SMIT centraal, wat voor ons als e-commerce bedrijf een vertrouwd gevoel geeft.
We werken al lange tijd samen met SMIT en zijn zeer tevreden over de samenwerking. Het team is uiterst deskundig en denkt proactief mee over marketingoplossingen met creatieve, waardevolle ideeën die ons echt verder helpen. Als het nodig is, spelen ze kort op de bal en handelen ze snel en direct. Een betrouwbare partner waar we graag mee blijven werken!
Voor een complex portal hebben wij SMIT Digitaal Vakmanschap ingeschakeld. Na wat opstartproblemen is er door de werknemers van SMIT een waardevolle tool ontwikkeld, waar zowel wij als onze klanten, elke dag dankbaar gebruik van maken.
In maart 2024 is onze nieuwe website gelanceerd. Gemaakt door en gehost bij SMIT. Design was op basis van corporate huisstijl met eigen stijlelementen. Veel aandacht is gegeven aan site performance, waardoor website hoog scoort op SEO, accessibility en best practices.
SMIT heeft ons super geholpen met het zetten van de volgende stap met onze webshop. Wij hadden behoefte aan een partij die ons kon faciliteren in een stabiele server die bestand is tegen pieken in bezoekersaantallen. SMIT heeft meer dan dat geleverd. Een uiterst professionele partij, heel toegankelijk, snel in hun reactie en ze weten echt waar ze het over hebben. Aanrader!
SMIT is technisch sterk, ze kunnen goed luisteren naar de businessvraag achter de it-oplossing en zijn zakelijk betrouwbaar. Kortom: een goede partner voor je IT-innovaties.