Koppelen met AFAS, wat het je bespaart en wat het niet oplost

Marius

Back-end

Leestijd 5 min

Geplaatst op 17 sep '26

Over ons

Elke maandagochtend hetzelfde rondje

Bij een van onze klanten begon de week jarenlang op dezelfde manier. Iemand opende Profit, draaide een overzicht van de openstaande posten, plakte dat in een spreadsheet, haalde er de regels uit die al betaald waren en mailde het resultaat naar drie collega’s. Een halfuur werk, elke maandag, jaar in jaar uit. Niemand vond het erg, want zo ging het nu eenmaal.

Tot er iemand ziek werd en de cijfers twee weken niet rondgingen. Toen bleek dat vier mensen beslissingen namen op basis van dat mailtje.

AFAS is de archiefkast, niet de balie

Denk aan een goed georganiseerd archief in de kelder van een gemeentehuis. Alles ligt er, alles klopt, en er is precies één plek waar de waarheid staat. Maar niemand stuurt een inwoner de kelder in om zelf een dossier op te zoeken. Daar zit een balie voor, en die balie haalt het dossier op.

Zo werkt AFAS in de meeste organisaties ook. Klanten, medewerkers, projecten, facturen en uren leven daar, en dat is maar goed ook. Het probleem is nooit dat de gegevens in AFAS staan. Het probleem is dat de mensen die ermee moeten werken er niet bij kunnen zonder een licentie, een cursus en een goede dag.

Wat een koppeling technisch is

AFAS heeft dit zelf netjes geregeld. Je maakt in Profit een App connector aan, je geeft die een token, en je bepaalt per connector welke gegevens eruit mogen. Ophalen gaat via een GetConnector, wegschrijven via een UpdateConnector. Dat is het, in de kern.

De belangrijkste keuze zit niet in de techniek maar in de richting. Lezen is eenvoudig en risicoloos: je haalt op wat er staat en toont het ergens anders. Schrijven is een ander gesprek, want dan wordt een systeem buiten AFAS ineens medeverantwoordelijk voor wat er in je administratie belandt. Wij beginnen daarom bijna altijd met alleen lezen, en voegen schrijven pas toe als duidelijk is wie wat mag.

Wat het je bespaart

• Het overtypen. Elke plek waar iemand gegevens van het ene scherm naar het andere kopieert is een plek waar fouten ontstaan en tijd verdwijnt.
• De vraag wie gelijk heeft. Als de webshop, het CRM en AFAS alle drie een adres van dezelfde klant bewaren, is er altijd één die achterloopt. Met een koppeling wijs je aan welke leidend is.
• Licenties voor mensen die alleen willen kijken. Een projectleider die de stand van zijn eigen project wil zien, hoeft daar geen AFAS-gebruiker voor te zijn. Een eigen omgeving die het juiste stukje toont is vaak genoeg.
• Het wachten. Niet omdat AFAS traag is, maar omdat een rapport dat iemand handmatig maakt altijd van gisteren is.

Wat het niet oplost

Hier gaan de meeste verwachtingen mis, dus dit deel is belangrijker dan het vorige.

Een koppeling maakt je gegevens niet beter. Staan er in AFAS drie varianten van dezelfde klantnaam, dan staan die er straks ook in je portaal, alleen sneller en op meer schermen tegelijk. Rommel wordt door een koppeling niet opgeruimd maar rondgestuurd.

Een koppeling vervangt ook geen afspraak. Als niemand in de organisatie heeft besloten wanneer een project de status afgerond krijgt, dan lost geen enkele connector dat op. Dat is een organisatorische vraag, en die moet je beantwoorden voordat iemand begint te bouwen.

Een koppeling verspreidt wat er al is, dus ruim eerst op wat je niet wilt verspreiden

En tot slot: AFAS levert elk jaar een grote update uit. Dat gaat zelden stuk, maar het betekent wel dat een koppeling onderhoud kent. Wie een koppeling bouwt en daarna vijf jaar niet omkijkt, komt er op het verkeerde moment achter dat een veld van naam is veranderd.

Hebben we hier onze AFAS-consultant voor nodig?

Meestal wel, en dat is prettig. Wij bouwen de kant die de gegevens gebruikt, jullie consultant of beheerder richt de connectoren in AFAS in en bepaalt welke velden eruit mogen. Die verdeling werkt beter dan wanneer één partij aan beide kanten zit te draaien, want dan weet niemand meer wie welke wijziging heeft gedaan.

Hoe lang duurt zoiets?

Dat hangt vooral af van het aantal connectoren en van de vraag of er ook teruggeschreven wordt. Eén GetConnector die een lijst toont is een korte klus. Een tweerichtingskoppeling met statussen, rechten en controles is een project. De tijd zit trouwens zelden in het bouwen, maar in het uitzoeken welke gegevens precies nodig zijn. Daarover schreven we eerder wat een softwareproject duur maakt.

Hoe wij zo’n traject starten

Met de saaiste vraag die er is: welk scherm of welk mailtje willen jullie kwijt? Niet welke gegevens er beschikbaar zijn, want dat zijn er altijd te veel, maar welk handmatig rondje er maandagochtend mag verdwijnen. Daar komt een lijstje uit van drie tot vijf velden, en dat is genoeg voor een eerste versie die binnen een paar weken draait.

Bij die klant uit het begin is dat mailtje er nog steeds, trouwens. Alleen maakt niemand hem meer.