Koppelen met WeFact
Wanneer een WeFact-koppeling waarde toevoegt
Voor organisaties die met terugkerende facturatie werken (abonnementen, hosting, SaaS, service-contracten, licenties) is WeFact een logische keuze. Waar het handmatig instellen van elke klant of elk abonnement snel een dagtaak wordt, is een goede koppeling het verschil tussen dagelijkse frustratie en een facturatie-proces dat vanzelf loopt.
Concrete situaties waarin wij worden ingeschakeld:
- Nieuwe klanten worden dubbel ingevoerd: in je klantportaal én in WeFact
- Nieuwe abonnementen moeten handmatig worden opgezet in WeFact, terwijl de order al in je platform staat
- Wijzigingen in producten of diensten worden vergeten door te zetten, waardoor facturen fout uitgaan
- Betalingen komen binnen in een betaalprovider maar landen niet automatisch als afgeronde boeking
- Downgrades, cancellations en upgrades worden handmatig verwerkt, met bijbehorende foutmarge
- Facturen worden verstuurd zonder dat de klantstatus of levering wordt bijgewerkt
- Boekingen naar Twinfield, Exact of Snelstart moeten handmatig worden ingevoerd of geëxporteerd
- Rapportages over MRR, ARR of klantretentie vragen data uit meerdere bronnen die niet automatisch samenkomen
Wat wij koppelen met WeFact
Onze WeFact-projecten vallen bijna altijd in één van deze categorieën.
Abonnementen en terugkerende facturatie
Zodra een klant een abonnement afsluit in je platform, wordt het abonnement automatisch aangemaakt in WeFact met de juiste startdatum, factuurtermijn en productstructuur. Wijzigingen (upgrades, downgrades, opzeggingen) lopen bidirectioneel: wat de klant in het portaal aanpast, wordt in WeFact bijgewerkt en omgekeerd.
Klantgegevens synchroon houden
Nieuwe klanten die zich registreren in je webshop, klantportaal of CRM verschijnen automatisch in WeFact met correcte NAW-gegevens, kvk-nummer, btw-nummer en betaalvoorwaarden. Wijzigingen worden bidirectioneel doorgezet zonder duplicaten of conflicten. Vaak gecombineerd met KvK-validatie.
Verkoopfacturen automatisch aanmaken
Voor eenmalige transacties (bijvoorbeeld domein-registraties, setup-fees, add-ons) worden facturen automatisch gegenereerd bij order-completion. Werkt met WooCommerce, custom Laravel-webshops, Nuxt, Directus of eigen platformen.
Betalingen registreren en matchen
Betalingen die binnenkomen via Mollie, iDEAL, Buckaroo, Stripe, PayPal of andere providers worden automatisch geregistreerd in WeFact, met correcte matching aan de openstaande factuur. Voor SEPA-incasso’s bouwen we de complete flow: mandaat afsluiten, batch aanmaken, uitvoeren, verwerken en fouten opvangen.
Hosting- en domeinbeheer
Voor hostingpartijen koppelen we WeFact aan het hosting-platform (cPanel, DirectAdmin, Plesk, DigitalOcean, AWS) zodat provisioning en facturatie samen lopen. Nieuwe hosting-accounts worden aangemaakt zodra betaling ontvangen is, opgezegde accounts worden gedeactiveerd. Voor domeinbeheer koppelen we met registrars zoals Realtime Register.
Boekhouding en administratie
WeFact-boekingen worden automatisch doorgezet naar Twinfield, Exact Online, Snelstart of Unit4. Voor accountantskantoren of financieel managers betekent dat: één werkelijkheid, geen exports die vergeten worden.
Klantportaal integratie
In veel projecten combineren we WeFact met een klantportaal op maat waarin klanten hun eigen facturen zien, betaalstatus opvragen, abonnementen aanpassen en support-tickets openen. WeFact levert de facturatie-laag, het portaal de klantervaring.
Rapportages en dashboards
Voor SaaS-organisaties en scale-ups bouwen we dashboards die WeFact-data combineren met andere bronnen. MRR, ARR, churn, gemiddelde contractwaarde, klantretentie: realtime in beeld, gebaseerd op de gecombineerde data.
Voor wie WeFact een sterke keuze is
WeFact past niet bij elke organisatie. Waar het echt uitblinkt: partijen met terugkerende facturatie en veel kleine klanten.
Hostingpartijen en ISP’s: WeFact wordt in Nederland veel gebruikt in de hosting-branche, met sterke integraties naar cPanel, DirectAdmin en Plesk. Voor providers die op zoek zijn naar een Nederlands alternatief voor WHMCS, is WeFact vaak de logische keuze.
ICT-dienstverleners en telecomresellers: voor organisaties die maandelijkse services doorfactureren aan klanten (managed IT, telefonie, internet, cloud-diensten) is de abonnementen-structuur van WeFact een goede match.
SaaS-organisaties en scale-ups: voor SaaS-producten met maandelijkse of jaarlijkse abonnementen, tiers en add-ons biedt WeFact een compacte oplossing. Voor grote enterprise-SaaS met complexe usage-based billing kijken we soms ook naar Stripe Billing of Chargebee als alternatief.
Cursusinstituten en membership-organisaties: voor lidmaatschappen, cursusabonnementen en doorlopende toegang tot content is WeFact goed geschikt.
Vastgoedbeheer en verenigingen: voor VvE’s, VvV’s en verenigingen met terugkerende contributies of servicekosten.
Voor organisaties met puur eenmalige facturatie zonder abonnementen (bijvoorbeeld een webshop met losse producten) is een direct-naar-boekhouding koppeling (Twinfield, Exact) vaak efficiënter dan een tussenstap via WeFact.
WeFact versus andere facturatiesystemen
Facturatie-tools zijn geen commodity. Elke keuze heeft eigen sterke punten en beperkingen.
WeFact versus WHMCS: WHMCS is de internationale marktleider voor hosting-billing en heeft een groter ecosysteem aan third-party integraties. WeFact is Nederlands, voldoet direct aan NL-boekhoudregels, is beter geïntegreerd met NL-boekhoudpakketten en biedt Nederlandstalige support. Voor Nederlandse hostingpartijen wint WeFact meestal op praktische inzetbaarheid.
WeFact versus Chargebee en Stripe Billing: Chargebee en Stripe Billing zijn krachtige internationale abonnementen-platformen met uitgebreide usage-based billing, discount-engines en meertalige facturatie. WeFact is Nederlandser, goedkoper en simpeler. Voor grote internationale SaaS-organisaties zijn Chargebee of Stripe Billing vaak de betere keuze; voor Nederlandse mkb en scale-ups is WeFact meestal genoeg.
WeFact versus directe boekhoud-koppeling: voor organisaties zonder abonnementen kan direct koppelen aan Twinfield, Exact Online of Snelstart efficiënter zijn. WeFact voegt vooral waarde toe als de abonnementen-flow of hostingmagie doorslaggevend is.
WeFact versus custom facturatiesoftware: voor unieke facturatiestromen (bijvoorbeeld usage-based billing die WeFact niet ondersteunt, of complexe multi-tenant scenario’s) bouwen wij soms een facturatie-oplossing op maat. WeFact is de voorkeur zolang de standaard-workflows passen bij hoe jullie factureren.
Voor welke platformen wij WeFact koppelen
- WordPress en WooCommerce met custom implementaties voor het aanmaken van abonnementen en facturen
- Laravel met directe integratie via de WeFact API
- Nuxt en Vue frontends met server-side integratie
- Symfony en Node.js met REST-integratie
- Directus en headless CMS’en via Flows en custom hooks
- cPanel, DirectAdmin, Plesk voor hosting-provisioning
- Salesforce en andere CRM-systemen voor klantsynchronisatie
- Bestaande systemen zonder moderne API via een middleware-laag
Meer over de bredere aanpak op onze pagina over integraties en koppelingen.
Waar wij scherp op letten
Een facturatiekoppeling die niet goed is opgezet, veroorzaakt boekhoudkundige onrust én klantonvrede. Dubbele facturen, verkeerde tarieven, onterecht opzeggingen: elk van deze veroorzaakt handmatig werk om te corrigeren. Dit zijn de plekken waar we structureel bij stilstaan.
- Idempotentie. Dezelfde factuur mag nooit twee keer aangemaakt worden. Elke factuur krijgt een unique reference die naar WeFact gaat
- Abonnementen-lifecycle bewaken. Wijzigingen die tijdens de factuurperiode gebeuren (upgrades, downgrades, opzeggingen) worden correct pro-rata verwerkt zonder dat de klant fout wordt gefactureerd
- Betaal-status matching. Betalingen die binnenkomen bij een betaalprovider moeten correct aan de openstaande factuur worden gekoppeld. Bij handmatige of afwijkende betalingen bouwen we alerting in
- SEPA-incasso beheer. Mandaten valideren, batches op tijd aanmaken, storneringen correct verwerken, retries met exponential backoff bij tijdelijke fouten
- Klantsegmentatie voor tarieven. Verschillende klantengroepen krijgen verschillende tarieven of kortingen. Wij bouwen die logica zo dat wijzigingen niet elk abonnement opnieuw hoeven te worden ingesteld
- Btw-tarief bepaling. Voor internationale klanten met verlegging, of voor B2C-klanten in andere EU-landen (OSS-regeling), bouwen we correcte btw-logica in
- Communicatie bij factuur-events. Verzendmails, betalingsherinneringen en aanmaningen worden verstuurd via Mailgun met correcte templates in de eigen huisstijl, niet via standaard WeFact-templates
- API rate limits van WeFact. Voor bulk-syncs bufferen en verspreiden we requests over tijd
- Audit trail. Elke factuur en boeking is naspeurbaar op tijdstip, bron en gebruikersactie. Handig bij accountantscontroles
- Migratie zonder gaten. Voor projecten die van een ander facturatiesysteem overkomen, bouwen we conversie-scripts die historische facturen, abonnementen en klantdata correct overzetten
Wil je verder duiken? Bekijk onze bredere pagina’s over integraties en koppelingen, slimme automatisering en specialist in facturatiesoftware.
AI hielp bij het schrijven. Gereedschap verandert, vakmanschap niet.Hoe ideeën werkelijkheid worden
Geen theorie, maar echte trajecten. Bekijk hoe richting, techniek en ontwerp samen zorgen voor resultaat dat blijft staan.
Inzichten uit ons digitaal vakmanschap
Van praktijkverhalen en slimme oplossingen tot updates uit ons eigen team. Een inkijk in wat ons bezighoudt, wat we ontdekken en hoe ideeën langzaam vorm krijgen.
Veelgestelde vragen over koppelen met WeFact
Kunnen jullie WeFact koppelen aan onze WooCommerce webshop?
Ja. Voor WooCommerce bouwen we de brug tussen bestellingen en WeFact: elke order genereert automatisch de bijbehorende factuur of abonnement in WeFact, met correcte klantgegevens en producten. Voor terugkerende diensten (hosting, licenties, abonnementen) wordt automatisch een abonnements-schema aangemaakt in plaats van een eenmalige factuur. Wijzigingen in de webshop worden bidirectioneel doorgezet, zodat data-integriteit gewaarborgd blijft.
Is WeFact een goed alternatief voor WHMCS voor hostingpartijen?
Voor Nederlandse hostingpartijen is WeFact vaak de betere keuze dan WHMCS. Redenen: het is Nederlandstalig, voldoet direct aan NL-boekhoudregels, heeft sterke integraties met Nederlandse boekhoudpakketten zoals Twinfield en Exact, en biedt Nederlandse support. WHMCS heeft een groter internationaal ecosysteem, wat interessant kan zijn als je veel internationale klanten of specifieke third-party integraties nodig hebt. Voor pure NL-focus wint WeFact meestal.
Kunnen we WeFact combineren met een klantportaal?
Ja, dat is een van de meest voorkomende WeFact-implementaties die we bouwen. In het klantportaal ziet de klant zijn facturen, abonnementen, betaalstatus en producten. Actie in het portaal (bijvoorbeeld een abonnement upgraden) wordt automatisch in WeFact verwerkt. Support-tickets, kennisbank, en klantcommunicatie leven in dezelfde omgeving. Voor SaaS, hosting en ICT-dienstverleners is deze combinatie vaak de basis voor een moderne self-service klantervaring.
Kan WeFact automatisch boekingen naar onze boekhouding sturen?
Ja. Wij koppelen WeFact aan Twinfield, Exact Online, Snelstart, Unit4 of AFAS. Facturen, betalingen en credit-boekingen komen automatisch in het boekhoudpakket terecht met correcte grootboekrekening, btw-code en dagboek. Voor accountantskantoren of financieel managers betekent dat één werkelijkheid: geen exports die vergeten worden, geen dubbele invoer, geen periodieke correcties.
Kunnen we van WHMCS of een andere facturatietool migreren naar WeFact?
Ja. Wij bouwen migratie-scripts die klantdata, abonnementen, historische facturen en openstaande posten van WHMCS, Chargebee, Stripe Billing of een custom systeem naar WeFact overzetten. Voor complexere migraties adviseren we een fases-aanpak waarin we eerst een test-migratie draaien voordat we definitief overstappen. Uitgangspunt: geen dataverlies, geen dip in klantervaring, en een schone start in WeFact met historie behouden voor administratieve doeleinden.
Voor de ontwikkeling van een kennisplatform van een nieuw team binnen het VUmc, zijn we de samenwerking aangegaan met SMIT. Dit heeft een prettige en vakkundige samenwerking opgeleverd, waarin SMIT. onze wensen begrijpt en hier vakkundig en constructief over mee kan denken. Wij zijn erg tevreden over het resultaat en deze samenwerking!
SMIT is voor ons een betrouwbare partner op IT gebied. We werken al 19 jaar samen. We zijn met onze webshop Drankdozijn altijd vooruitstrevend en daar past SMIT heel goed bij. Innovatieve ideeën worden met SMIT werkelijkheid. Naast een digitale strategie staat digital security bij SMIT centraal, wat voor ons als e-commerce bedrijf een vertrouwd gevoel geeft.
We werken al lange tijd samen met SMIT en zijn zeer tevreden over de samenwerking. Het team is uiterst deskundig en denkt proactief mee over marketingoplossingen met creatieve, waardevolle ideeën die ons echt verder helpen. Als het nodig is, spelen ze kort op de bal en handelen ze snel en direct. Een betrouwbare partner waar we graag mee blijven werken!
Voor een complex portal hebben wij SMIT Digitaal Vakmanschap ingeschakeld. Na wat opstartproblemen is er door de werknemers van SMIT een waardevolle tool ontwikkeld, waar zowel wij als onze klanten, elke dag dankbaar gebruik van maken.
In maart 2024 is onze nieuwe website gelanceerd. Gemaakt door en gehost bij SMIT. Design was op basis van corporate huisstijl met eigen stijlelementen. Veel aandacht is gegeven aan site performance, waardoor website hoog scoort op SEO, accessibility en best practices.
SMIT heeft ons super geholpen met het zetten van de volgende stap met onze webshop. Wij hadden behoefte aan een partij die ons kon faciliteren in een stabiele server die bestand is tegen pieken in bezoekersaantallen. SMIT heeft meer dan dat geleverd. Een uiterst professionele partij, heel toegankelijk, snel in hun reactie en ze weten echt waar ze het over hebben. Aanrader!
SMIT is technisch sterk, ze kunnen goed luisteren naar de businessvraag achter de it-oplossing en zijn zakelijk betrouwbaar. Kortom: een goede partner voor je IT-innovaties.