Boekingssysteem op maat
Wanneer een standaard boekingstool tekortschiet
Voor een simpele afsprakenpagina volstaan tools als Calendly, Salonized of Reservio prima. Ze zijn snel op te zetten en werken uitstekend voor één op één afspraken. Maar zodra je iets specifiekers wilt, loop je snel tegen grenzen aan.
Denk aan meerdere resources die tegelijk beschikbaar moeten zijn (behandelaars, ruimtes, apparatuur), aan boekingsregels die per klanttype verschillen, aan combinatie-afspraken waarbij verschillende diensten achter elkaar plaatsvinden, of aan koppelingen met jouw eigen klantsysteem en boekhouding. Dan verlaat je het domein van de standaardtool. Op maat gebouwd loopt het proces precies zoals jij het wilt, zonder abonnementen die per gebruiker of per boeking mee schalen.
Wat we bouwen
De onderdelen die vrijwel altijd terugkomen in een maatwerk boekingssysteem:
- Real-time beschikbaarheid van resources, behandelaars of ruimtes
- Boekingsregels per dienst, klantgroep of periode
- Automatische bevestigingen, herinneringen en no-show-flows
- Wachtlijst- en herplanflows
- Klantportaal voor eigen boekingen en historie
- Beheerdersomgeving voor planners en teamleiders
- Rapportages over bezetting, no-shows en omzet per dienst
Daaromheen komen de onderdelen die uniek zijn voor jouw organisatie, van sectorspecifieke velden (medisch dossiernummer, projectcode, lidmaatschapstype) tot geavanceerdere flows als groepsboekingen, meerdaagse reserveringen of dynamische prijzen.
De frontend bouwen we in Vue of Nuxt, de backend in Laravel. Het resultaat is snel, mobielvriendelijk en te integreren in je bestaande website of als losstaande omgeving.
Koppelingen die het proces sluiten
De echte kracht van een maatwerk boekingssysteem zit in wat er buiten het systeem gebeurt. Bevestigingen en agenda-items synchroniseren met Microsoft 365 of Google Calendar, zodat behandelaars de afspraken direct in hun eigen agenda zien. Klantgegevens komen uit Salesforce of een eigen CRM. Facturen stromen door naar de boekhouding in AFAS of Exact Online. Betalingen bij boeking lopen via Mollie of Buckaroo, met iDEAL, creditcard of SEPA. Voor herinneringen per SMS of WhatsApp koppelen we MessageBird.
Meer over integraties en koppelingen.
Onze aanpak
We beginnen met een korte inventarisatie waarin we de flows, resources en uitzonderingen in kaart brengen. Vaak starten we met een proof of concept van de belangrijkste boekingsflow, zodat je binnen enkele weken kunt testen of het gebruikersgemak klopt. Daarna bouwen we in korte iteraties richting productie, met wekelijkse demo’s en oplevering per module.
Na livegang blijven we betrokken voor doorontwikkeling, hosting en support. Boekingssystemen veranderen na livegang vaak, omdat gebruik en feedback nieuwe wensen opleveren. Je krijgt een omgeving die met je organisatie meegroeit.
Voor wie
We bouwen maatwerk boekingssystemen voor uiteenlopende sectoren:
- Zorgverleners en behandelcentra met meerdere behandelaars en dossierregels
- Onderwijs- en trainingsinstellingen met inschrijvingen voor cursussen
- Sport- en fitnessorganisaties met groepsactiviteiten en abonnementen
- Culturele instellingen met tickets, capaciteitsplanning en tijdslots
- Dienstverleners waar meerdere resources of specialismen achter elkaar geboekt worden
- Verhuurbedrijven waar apparatuur, voertuigen of ruimtes gereserveerd worden
Denk je aan een boekingssysteem op maat? Plan een vrijblijvende kennismaking.
Hoe ideeën werkelijkheid worden
Geen theorie, maar echte trajecten. Bekijk hoe richting, techniek en ontwerp samen zorgen voor resultaat dat blijft staan.
Inzichten uit ons digitaal vakmanschap
Van praktijkverhalen en slimme oplossingen tot updates uit ons eigen team. Een inkijk in wat ons bezighoudt, wat we ontdekken en hoe ideeën langzaam vorm krijgen.
Veelgestelde vragen over een boekingssysteem op maat
-
Wat kost een boekingssysteem op maat?
Een basisversie met één type boeking, één resource-type en agenda-koppeling start doorgaans rond de €15.000. Een uitgebreide oplossing met meerdere resources, klantportaal, betaling bij boeking en koppelingen naar CRM en boekhouding ligt tussen €30.000 en €80.000. We beginnen altijd met een blauwdruk waarin scope en investering vooraf helder worden.
-
Hoe lang duurt de ontwikkeling?
Een proof of concept van de belangrijkste boekingsflow leveren we vaak binnen vier tot zes weken op. Een volledige eerste versie is meestal binnen twee tot vier maanden live, afhankelijk van het aantal koppelingen en de complexiteit van de boekingsregels.
-
Wat is het verschil met Calendly of Salonized?
Calendly, Salonized en vergelijkbare tools werken uitstekend voor eenvoudige afspraken zonder complexe regels. Zodra je meerdere resources moet combineren, sectorspecifieke velden nodig hebt, koppelingen wilt met je eigen systemen of grip wilt op de gebruikerservaring en branding, wordt maatwerk aantrekkelijker. Ook betaal je geen abonnement per gebruiker of per boeking, wat bij groei snel oploopt.
-
Kan het koppelen met onze agenda en CRM?
Ja. Agenda’s koppelen we met Microsoft 365 of Google Calendar, zodat behandelaars afspraken in hun eigen agenda zien. Klantgegevens synchroniseren met Salesforce of een eigen CRM. Ook koppelingen met AFAS, Exact Online en betaalproviders zoals Mollie zijn standaard.
-
Werken automatische herinneringen ook per SMS of WhatsApp?
Ja. Via MessageBird of vergelijkbare provider versturen we bevestigingen en herinneringen per e-mail, SMS of WhatsApp. Dat verlaagt no-shows aanzienlijk, zeker in de zorg en dienstverlening waar afspraken vaak weken van tevoren gepland worden.
-
Kunnen klanten hun eigen boekingen inzien en aanpassen?
Ja. We bouwen standaard een klantportaal waarin klanten hun boekingen kunnen inzien, verzetten of annuleren binnen de regels die jij instelt. Ook boekingshistorie, factuurdownloads en herhaalboekingen zitten hier vaak in.
-
Blijven mijn data en broncode van mij?
Ja. De software is jouw eigendom, inclusief broncode en data. We leveren op een omgeving die je zelf kunt hosten of die we voor je beheren. Je zit niet vast aan Smit als leverancier.
-
Wat gebeurt er na oplevering?
We blijven betrokken voor onderhoud, updates, support en doorontwikkeling. Boekingssystemen veranderen na livegang vaak, omdat gebruik en feedback nieuwe wensen opleveren. Je kunt kiezen voor een SLA met vaste responstijden of doorontwikkeling op basis van een strippenkaart.
Voor de ontwikkeling van een kennisplatform van een nieuw team binnen het VUmc, zijn we de samenwerking aangegaan met SMIT. Dit heeft een prettige en vakkundige samenwerking opgeleverd, waarin SMIT. onze wensen begrijpt en hier vakkundig en constructief over mee kan denken. Wij zijn erg tevreden over het resultaat en deze samenwerking!
SMIT is voor ons een betrouwbare partner op IT gebied. We werken al 19 jaar samen. We zijn met onze webshop Drankdozijn altijd vooruitstrevend en daar past SMIT heel goed bij. Innovatieve ideeën worden met SMIT werkelijkheid. Naast een digitale strategie staat digital security bij SMIT centraal, wat voor ons als e-commerce bedrijf een vertrouwd gevoel geeft.
We werken al lange tijd samen met SMIT en zijn zeer tevreden over de samenwerking. Het team is uiterst deskundig en denkt proactief mee over marketingoplossingen met creatieve, waardevolle ideeën die ons echt verder helpen. Als het nodig is, spelen ze kort op de bal en handelen ze snel en direct. Een betrouwbare partner waar we graag mee blijven werken!
Voor een complex portal hebben wij SMIT Digitaal Vakmanschap ingeschakeld. Na wat opstartproblemen is er door de werknemers van SMIT een waardevolle tool ontwikkeld, waar zowel wij als onze klanten, elke dag dankbaar gebruik van maken.
In maart 2024 is onze nieuwe website gelanceerd. Gemaakt door en gehost bij SMIT. Design was op basis van corporate huisstijl met eigen stijlelementen. Veel aandacht is gegeven aan site performance, waardoor website hoog scoort op SEO, accessibility en best practices.
SMIT heeft ons super geholpen met het zetten van de volgende stap met onze webshop. Wij hadden behoefte aan een partij die ons kon faciliteren in een stabiele server die bestand is tegen pieken in bezoekersaantallen. SMIT heeft meer dan dat geleverd. Een uiterst professionele partij, heel toegankelijk, snel in hun reactie en ze weten echt waar ze het over hebben. Aanrader!
SMIT is technisch sterk, ze kunnen goed luisteren naar de businessvraag achter de it-oplossing en zijn zakelijk betrouwbaar. Kortom: een goede partner voor je IT-innovaties.