Twinfield aan je bank koppelen, stopt het afletteren dan?

Vrijdagmiddag, twee schermen en een bankafschrift

Bij veel bedrijven zit op vrijdagmiddag iemand met twee schermen open. Links het bankafschrift, rechts Twinfield. Daartussen een muis die heen en weer gaat: bedrag zoeken, factuur erbij zoeken, koppelen, volgende. Bij dertig transacties is dat een halfuur en een kop koffie. Bij driehonderd is het je hele vrijdagmiddag.

Vrijwel niemand heeft dit werk zelf bedacht. Het is erin geslopen. Ooit een bestandje bij de bank gedownload omdat dat sneller leek, toen een keer handmatig gecorrigeerd, en inmiddels staat het als vast punt in de week. Omdat het altijd lukt, valt het niemand op dat het elke maand een dag kost.

Wat een bankkoppeling doet

Een bankkoppeling met Twinfield doet twee dingen, en het helpt om die uit elkaar te houden. Het eerste is saai en levert direct tijd op. Over het tweede bestaat de meeste verwarring.

Je hoeft niets meer te downloaden

Niemand logt meer in bij de bank om een bestand te exporteren en in Twinfield te importeren. De mutaties komen er vanzelf in. Dat scheelt dagelijks werk, en vooral het soort fouten dat ontstaat als iemand op vakantie is en een collega het even overneemt.

Dat loopt tegenwoordig meestal via een directe koppeling met de bank. Of het bij jou zo gaat, hangt af van je bank en van wat je administratie gewend is.

Het afletteren gaat grotendeels vanzelf

Zodra de mutaties binnenkomen, matcht Twinfield ze aan openstaande posten. Staat het factuurnummer in de omschrijving en klopt het bedrag, dan valt er niets te beslissen. Dat is het grootste deel van je transacties, en dat deel verdwijnt uit je week.

Het lijkt op de was vouwen. Het gaat lekker zolang elke sok een paar vormt. De tijd zit in die ene sok die nergens bij hoort, en die leg je apart tot je weet waar hij thuishoort.

Moet ik hiervoor overstappen naar een andere bank?

Bijna nooit. De Nederlandse grootbanken worden allemaal ondersteund, en voor Belgische, Duitse en Spaanse rekeningen is er in de praktijk ook een weg. Wat verschilt is hoeveel er automatisch gaat en hoe snel mutaties binnenkomen. Vraag dat aan je leverancier voordat je begint.

Waar de tijd daarna nog in gaat

In verkooppraatjes kom je dit deel zelden tegen, terwijl het bepaalt of je er blij van wordt. Vier soorten transacties blijven handwerk:

• Verzamelbetalingen: één bedrag voor zeven facturen, waarvan er twee met een creditnota zijn verrekend. Geen systeem raadt dat goed, iemand moet het uit elkaar trekken.
• Deelbetalingen: de klant betaalt de helft nu en de helft volgende maand. Je wilt dat die factuur openstaand blijft en niet half wordt afgeboekt.
• Lege omschrijvingen: een overschrijving met alleen een naam, of met de naam van iemand die niet in je debiteurenlijst staat omdat de partner heeft betaald.
• Betalingen via een tussenpartij: van je betaaldienstverlener of verkoopplatform zie je één uitbetaling per periode en niet de losse orders. Dat is een koppeling op zich.

Verwacht de winst dus op de juiste plek. Besteed je nu drie uur per week aan de bank, dan wordt dat iets van een halfuur. In dat halfuur zit wel het werk waar je je hoofd bij moet houden, en dat voelt zwaarder dan de tweeënhalf uur klikken die je kwijt bent.

Rekeningen in het buitenland

Met een buitenlandse rekening erbij kan het nog steeds, maar is het minder vanzelfsprekend. Andere bestandsindelingen, een andere manier waarop de omschrijving wordt meegestuurd, soms een andere valuta die je in je rapportage wilt terugzien.

Op dat moment bellen bedrijven ons meestal: bij de tweede buitenlandse rekening. Naast de Nederlandse grootbanken koppelen we ook Belgische, Duitse en Spaanse rekeningen aan Twinfield. Komt er een tweede vestiging bij, kijk dan meteen of je verkoopfacturen de kant op gaan die je wilt.

Maar onze boekhouder doet dit al jaren zo

Dat klopt vaak, en het gaat vaak prima. De vraag is waar je iemands tijd aan besteedt.

Er zit een risico in dat pas opvalt op het verkeerde moment. Zit het afletteren in het hoofd van één persoon (“die klant betaalt altijd zonder factuurnummer, maar dat is altijd de huur”), dan heb je een gewoonte. Zolang diegene er is, merk je niets. Bij ziekte, drukte of vertrek merk je het meteen. Een koppeling met vastgelegde herkenningsregels maakt van die gewoonte iets wat je kunt overdragen.

Hoe lang duurt het om dit in te richten?

Voor één Nederlandse rekening met een nette administratie is het een kwestie van instellen. Het wordt een project zodra er meerdere rekeningen, meerdere administraties of een tussenpartij bij komen. Net als bij andere koppelingen zit het meeste werk in het uitzoeken vooraf, zoals we beschreven in wat een softwareproject duur maakt.

Wanneer je ermee moet beginnen

Met vijftien transacties per maand en een vaste klantenkring heb je dit niet nodig. Er zijn drie momenten waarop het bijna altijd loont: als het aantal transacties harder groeit dan je administratie, als er een tweede administratie of vestiging bij komt, en als het afletteren afhangt van één persoon die het toevallig weet.

Herken je er een van, begin dan bij de rekening met het meeste verkeer. De ingewikkeldste pak je daarna aan, als je weet hoe de rest zich gedraagt. Eerst lezen en dan pas schrijven geldt net zo goed voor koppelen met AFAS.