Koppelen met Exact Online
Wat is Exact Online?
Exact Online is de cloud-boekhoudsoftware van Exact, gericht op mkb en accountantskantoren. Meer dan 400.000 ondernemers gebruiken het voor boekhouding, facturatie, CRM, projectadministratie, artikelbeheer, urenregistratie en salarisverwerking. Voor veel Nederlandse bedrijven is Exact Online het administratieve hart van hun organisatie.
Wat Exact Online sterk maakt voor koppelingen, is de uitgebreide REST API. Vrijwel alle data die je in de Exact-omgeving beheert (relaties, artikelen, orders, facturen, boekingen, projecten, grootboekrekeningen) is via de API te lezen en te schrijven. Authenticatie loopt via OAuth 2.0, en er zijn duidelijke rate limits waar we in de architectuur rekening mee houden. Dat maakt Exact Online bij uitstek geschikt om automatisch te synchroniseren met andere systemen.
Waarom een maatwerk Exact Online koppeling?
Er bestaan standaardkoppelingen tussen Exact Online en veel gangbare tools (webshops, CRM’s, urenregistratie). Voor de simpele use cases werken die prima. Maar zodra je specifieke wensen hebt (eigen artikelnummers, meerdere administraties, complexe BTW-regels, prijsafspraken en staffelprijzen per klant, projectcodes die per opdrachtgever verschillen), loop je snel tegen de grenzen aan van een standaard integratie.
Signalen dat een maatwerk koppeling met Exact Online zich terugverdient:
- Je hebt meerdere systemen die met Exact moeten praten en je wilt niet voor elk een aparte tool
- Je bestaande koppeling loopt regelmatig vast omdat er data ontbreekt of misgaat
- Je synchroniseert nu handmatig, wat elke week uren kost aan overtypen tussen webshop en Exact
- Je hebt specifieke bedrijfsregels die geen enkele standaard tool ondersteunt
- Je wilt real-time synchronisatie in plaats van periodieke batches
- Je huidige koppeling loopt via een externe SaaS-dienst waar je maandelijks per transactie of gebruiker voor betaalt
Concreet: een team dat vijf uur per week besteedt aan handmatige orderverwerking, bespaart met een geautomatiseerde koppeling structureel duizenden euro’s per jaar. Nog belangrijker, je bespaart de foutkans die handmatig overtypen altijd introduceert.
Webshop koppelen aan Exact Online
Voor e-commerce is een Exact Online koppeling vaak de eerste automatiseringsstap. Bestellingen komen automatisch als factuur en klant in Exact, met correcte BTW, orderregels en grootboekrekeningen. Betalingen die binnenkomen via Mollie, Buckaroo of iDEAL worden automatisch afgeboekt in Exact. Voorraad synchroniseert twee kanten op, zodat de webshop nooit iets verkoopt wat niet meer op voorraad is.
We bouwen webshop-koppelingen voor vrijwel elk platform:
- WooCommerce (WordPress-gebaseerd)
- Shopify en Shopify Plus
- Magento (Adobe Commerce)
- Lightspeed en PrestaShop
- Maatwerk webshops die we zelf hebben ontwikkeld in Laravel, Nuxt of andere technologie
Voor B2B webshops met complexe prijsstructuren (klant-specifieke prijzen, staffelkortingen, betalingscondities per debiteur) is maatwerk vaak de enige route die de complexiteit aankan. Voor Drankdozijn verwerken we dagelijks duizenden orders via een viertalige webshop die via een IBM i backend uiteindelijk in de financiële administratie landen.
Exact Online koppelen aan CRM
Wanneer sales in een CRM draait en de financiële administratie in Exact, wil je niet dat klantgegevens dubbel worden ingevoerd. Wij bouwen koppelingen tussen Exact Online en:
- Salesforce, met bidirectionele synchronisatie van accounts, contacten, opportunities en facturen
- HubSpot voor mkb-organisaties die sales en marketing combineren
- Pipedrive voor sales-teams die eenvoud willen
- Microsoft Dynamics voor grotere enterprise-organisaties
- Maatwerk CRM dat wij zelf hebben ontwikkeld, zoals bij maatwerk CRM-systemen
Wat we typisch synchroniseren: nieuwe relaties uit CRM worden automatisch als debiteur aangemaakt in Exact. Gewonnen opportunities worden vertaald naar orders of facturen. Betaalstatus uit Exact stroomt terug naar CRM, zodat sales-teams zien welke klanten nog openstaande facturen hebben. Aankoophistorie uit Exact voedt cross-sell en up-sell campagnes in CRM.
Andere veelvoorkomende koppelingen
Naast webshop en CRM bouwen we regelmatig deze Exact Online integraties:
- Urenregistratie naar Exact: uren uit een maatwerk urensysteem, projectmanagement-tool of platforms zoals Harvest of Simplicate, automatisch factureren via Exact
- Voorraadbeheer naar Exact: mutaties uit een WMS of maatwerk voorraadsysteem synchroniseren met de artikeladministratie
- Klantportaal met Exact-data: klanten die via een portaal hun facturen, saldo of projectstatus kunnen inzien, live opgehaald uit Exact
- HR naar Exact: medewerkersgegevens uit Nmbrs of SD Worx koppelen aan Exact voor salarisboekingen
- E-facturatie via Peppol: automatisch versturen van zakelijke facturen aan klanten die e-facturatie eisen via Peppol
- Bank-koppelingen: automatische verwerking van bankafschriften en betalingsmatching
Hoe wij Exact Online koppelen
Onze aanpak volgt vijf duidelijke stappen die zich in tientallen projecten bewezen hebben.
1. Blauwdruk en haalbaarheidscheck
We starten met een kennismaking en inventarisatie. Welke systemen zijn betrokken, welke data moet stromen (bidirectioneel of eenrichting), met welke frequentie, en welke uitzonderingen moeten we opvangen? We kijken ook naar de rate limits van de Exact Online API en de omvang van jullie administratie.
2. Datamapping
We bepalen welke velden waar landen, hoe transformaties werken (bijvoorbeeld: webshop-artikelnummer naar Exact-artikelcode, klantnummer naar debiteurnummer), en hoe we omgaan met verschillen in data-modellen. Dit is het moment waarop verborgen complexiteit meestal boven tafel komt.
3. Techniek en architectuur
We bouwen de koppeling op moderne stack met Laravel als integratielaag. Zo kunnen we queues, retries, foutlogging en monitoring standaard meenemen. De koppeling authenticeert veilig via OAuth 2.0 en houdt rekening met token refresh, rate limits en API-versioning.
4. Bouwen in sprints
Ontwikkeling gebeurt in sprints van twee weken, met wekelijkse demo’s. Elke sprint een werkende oplevering die je zelf kunt testen. We beginnen bij de kritische paden (bijvoorbeeld orders van webshop naar Exact) en breiden daarna uit.
5. Monitoring en support
Een koppeling is pas klaar als je ‘m ook kunt monitoren. Elke koppeling die we opleveren komt met dashboards, foutlogging en alerting bij afwijkingen. Zo weet je vroeg als er iets misgaat, in plaats van pas als een klant belt.
Een eenvoudige Exact Online-koppeling is vaak binnen 30 tot 60 uur te realiseren (€4.500 tot €9.000). Complexere integraties met meerdere systemen of modules kunnen oplopen tot 300 uur of meer.
Combineren met andere systemen in je landschap
Exact Online staat zelden alleen. Een koppeling wordt vaak onderdeel van een breder integratielandschap. Enkele veelvoorkomende combinaties:
- Exact + Salesforce + Webshop: voor bedrijven waar sales, e-commerce en administratie in één flow moeten lopen
- Exact + AFAS: voor situaties waar AFAS voor HR en Exact voor financiën draait
- Exact + Mollie + Peppol: voor webshops die zowel B2C-betalingen via Mollie als zakelijke e-facturatie via Peppol automatiseren
- Exact + Microsoft 365: voor synchronisatie van klantgegevens naar contactpersonen in Microsoft 365
- Exact + IBM i backend: voor situaties waar Exact de administratieve laag is boven op een bestaande IBM i of AS400 omgeving
Meer over onze aanpak op de pagina over integraties en koppelingen.
Denk je aan een Exact Online koppeling? Plan een vrijblijvende kennismaking.
Hoe ideeën werkelijkheid worden
Geen theorie, maar echte trajecten. Bekijk hoe richting, techniek en ontwerp samen zorgen voor resultaat dat blijft staan.
Inzichten uit ons digitaal vakmanschap
Van praktijkverhalen en slimme oplossingen tot updates uit ons eigen team. Een inkijk in wat ons bezighoudt, wat we ontdekken en hoe ideeën langzaam vorm krijgen.
Veelgestelde vragen over koppelen met Exact Online
-
Wat kost een Exact Online koppeling laten maken?
Een eenvoudige koppeling tussen Exact Online en één ander systeem rekenen we op 30 tot 60 uur, meestal tussen de €4.500 en €9.000. Complexere integraties met meerdere systemen, real-time synchronisatie of uitgebreide foutafhandeling lopen op tot 300 uur of meer. De investering verdient zich vaak binnen een jaar terug door tijdsbesparing en foutreductie. Tijdens een gratis intake maken we een concrete inschatting op basis van jouw specifieke situatie.
-
Welke webshops kunnen jullie aan Exact Online koppelen?
Vrijwel elke webshop. Voor WooCommerce, Shopify, Magento, Lightspeed en PrestaShop hebben we standaard integratie-patronen die we op maat aanpassen. Voor eigen maatwerk webshops of B2B-platformen bouwen we de koppeling volledig op maat, met ruimte voor complexe prijsstructuren, staffelkortingen, klant-specifieke artikelnummers en meerdere administraties.
-
Kunnen jullie Exact Online koppelen aan Salesforce, HubSpot of Pipedrive?
Ja. We bouwen bidirectionele koppelingen tussen Exact Online en Salesforce, HubSpot, Pipedrive of Microsoft Dynamics. Relaties uit CRM worden automatisch debiteuren in Exact, gewonnen deals worden orders of facturen, en betaalstatus stroomt terug zodat sales-teams zien welke klanten nog openstaande facturen hebben. Voor maatwerk CRM’s bouwen we koppelingen op basis van de bestaande data-modellen.
-
Werkt de koppeling met alle modules van Exact Online?
Ja. De Exact Online REST API dekt vrijwel alle modules: boekhouding, facturatie, CRM, projecten, artikelen, uren en salarisverwerking. Wij bouwen koppelingen op alle modules die voor jouw use case relevant zijn. Voor complexere combinaties (bijvoorbeeld projecturen die factureerbaar zijn via de projectmodule) leggen we in de blauwdruk vast hoe de flows precies lopen.
-
Wat is het verschil tussen een standaardkoppeling en een maatwerk koppeling?
Standaardkoppelingen zijn snel op te zetten en werken goed voor generieke use cases. Zodra je specifieke bedrijfsregels hebt (klant-specifieke prijzen, meerdere administraties, complexe BTW-regels, eigen artikelcodes), loop je snel tegen de grenzen aan. Een maatwerk koppeling wordt gebouwd rond jouw processen en groeit mee met je organisatie, zonder maandelijkse abonnementen per transactie of gebruiker. Bovendien blijft de code eigendom van jouw organisatie.
-
Hoe veilig is een Exact Online API koppeling?
Onze koppelingen gebruiken OAuth 2.0 voor authenticatie, wat de industry-standaard is voor veilige API-verbindingen. Toegangstokens worden versleuteld opgeslagen en automatisch vernieuwd. We houden rekening met de rate limits van Exact Online zodat de koppeling ook onder piekbelasting stabiel blijft. Alle communicatie loopt over HTTPS. Voor extra gevoelige situaties (bijvoorbeeld compliance-gedreven omgevingen) leggen we vast hoe de koppeling voldoet aan AVG en andere eisen.
-
Kunnen jullie een bestaande koppeling met Exact Online overnemen?
Ja. Organisaties nemen contact op omdat hun huidige leverancier stopt, omdat een koppeling instabiel loopt, of omdat een integratie is meegegroeid tot iets wat niet meer te onderhouden is. We starten met een code-audit waarin we de kwaliteit, security en foutafhandeling beoordelen, en geven een concreet plan voor overname of verbetering.
Voor de ontwikkeling van een kennisplatform van een nieuw team binnen het VUmc, zijn we de samenwerking aangegaan met SMIT. Dit heeft een prettige en vakkundige samenwerking opgeleverd, waarin SMIT. onze wensen begrijpt en hier vakkundig en constructief over mee kan denken. Wij zijn erg tevreden over het resultaat en deze samenwerking!
SMIT is voor ons een betrouwbare partner op IT gebied. We werken al 19 jaar samen. We zijn met onze webshop Drankdozijn altijd vooruitstrevend en daar past SMIT heel goed bij. Innovatieve ideeën worden met SMIT werkelijkheid. Naast een digitale strategie staat digital security bij SMIT centraal, wat voor ons als e-commerce bedrijf een vertrouwd gevoel geeft.
We werken al lange tijd samen met SMIT en zijn zeer tevreden over de samenwerking. Het team is uiterst deskundig en denkt proactief mee over marketingoplossingen met creatieve, waardevolle ideeën die ons echt verder helpen. Als het nodig is, spelen ze kort op de bal en handelen ze snel en direct. Een betrouwbare partner waar we graag mee blijven werken!
Voor een complex portal hebben wij SMIT Digitaal Vakmanschap ingeschakeld. Na wat opstartproblemen is er door de werknemers van SMIT een waardevolle tool ontwikkeld, waar zowel wij als onze klanten, elke dag dankbaar gebruik van maken.
In maart 2024 is onze nieuwe website gelanceerd. Gemaakt door en gehost bij SMIT. Design was op basis van corporate huisstijl met eigen stijlelementen. Veel aandacht is gegeven aan site performance, waardoor website hoog scoort op SEO, accessibility en best practices.
SMIT heeft ons super geholpen met het zetten van de volgende stap met onze webshop. Wij hadden behoefte aan een partij die ons kon faciliteren in een stabiele server die bestand is tegen pieken in bezoekersaantallen. SMIT heeft meer dan dat geleverd. Een uiterst professionele partij, heel toegankelijk, snel in hun reactie en ze weten echt waar ze het over hebben. Aanrader!
SMIT is technisch sterk, ze kunnen goed luisteren naar de businessvraag achter de it-oplossing en zijn zakelijk betrouwbaar. Kortom: een goede partner voor je IT-innovaties.