Koppelen met AFAS
AFAS Profit als bron van waarheid
Wat AFAS Profit sterk maakt: voor de meeste organisaties die het gebruiken, staat de bedrijfswaarheid in Profit. Klanten, medewerkers, projecten, facturen, salaris. Andere systemen zijn aanvullend, maar de administratieve basis leeft in AFAS. Dat maakt goede koppelingen des te belangrijker: als externe applicaties met verkeerde of verouderde data werken, ontstaan snel problemen die pas tot uiting komen als iemand met een verkeerde factuur zit.
AFAS biedt een uitgebreide API met twee typen connectoren:
- GetConnectoren voor het ophalen van data uit Profit (rapportage, dashboards, synchronisatie naar andere systemen)
- UpdateConnectoren voor het toevoegen, muteren of verwijderen van data in Profit (nieuwe medewerkers, boekingen, facturen)
Onder de motorkap kun je kiezen tussen REST API (JSON) en SOAP API (XML). Authenticatie loopt via tokens. Wij werken met beide, maar bouwen nieuwe koppelingen doorgaans op REST omdat dat sneller is en beter aansluit bij moderne applicaties.
Wanneer een maatwerk AFAS koppeling zich terugverdient
Standaardkoppelingen tussen AFAS en gangbare pakketten bestaan er veel. Voor de meeste use cases zijn die snel op te tuigen. Maatwerk wordt interessant zodra:
- Je specifieke bedrijfsregels hebt die geen standaardkoppeling ondersteunt (marge-regelingen, sectorspecifieke validaties, projectcodes per klant)
- Je meerdere systemen tegelijk wilt koppelen aan AFAS, waarbij data-consistentie tussen alles cruciaal is
- Je bestaande koppeling loopt via een externe SaaS-dienst die duur wordt bij groei
- Je real-time synchronisatie wilt in plaats van periodieke batches
- Je afhankelijkheid van een specifieke koppelpartij wilt verminderen
- Je marketplace-integraties bouwt waar orders vanuit bol.com of Amazon direct in AFAS moeten belanden
Marketplaces koppelen aan AFAS: bol.com en Amazon
Voor merchants die verkopen via bol.com, Amazon of vergelijkbare marketplaces bouwen we een driehoeksintegratie: marketplace → een middleware- of maatwerkapplicatie in Laravel → AFAS Profit. De middleware haalt orders op via de marketplace API, vertaalt ze naar het juiste UpdateConnector-formaat en schrijft ze weg als verkooporders of facturen in Profit. Omgekeerd leest de middleware voorraad via een GetConnector en pusht die terug naar de marketplace, zodat je nooit meer verkoopt dan je op voorraad hebt.
Bij marketplace-integraties komt vaak extra logica kijken: prijzen per kanaal, verschillende BTW-regels per land (OSS voor Europa), automatische statuswijzigingen (verzonden, ontvangen, geretourneerd) en refunds die correct in AFAS geboekt moeten worden. Voor productdata-management combineren we onze integratie waar zinvol met een tool als Channable.
AFAS en HRM: van werkenbij tot salarisverwerking
Voor organisaties waar HR en salaris in AFAS draaien bouwen we koppelingen die aansluiten op de hele medewerker-lifecycle:
- Werkenbij koppeling: sollicitatiegegevens van je carrièresite direct als sollicitant in Profit, met correcte matching op vacature en werving-status
- VOG koppeling: automatische aanvraag en verwerking van VOG-verklaringen, gekoppeld aan het medewerkersdossier in AFAS
- UPN (Universeel Personeelsnummer) sync: consistente identificatie van medewerkers tussen AFAS en externe systemen (roosterpakketten, tijdregistratie, salarisverwerking)
- Tijdregistratie: gewerkte uren en verlof uit externe roosterpakketten of maatwerk tijdregistratiesoftware naar Profit voor verloning
- Vergoedingen en declaraties: automatische verwerking van reiskosten, onkosten en toeslagen
- Eindafrekening: correcte afhandeling van uitdiensttreding, inclusief laatste salaris, verlofsaldo en pensioenmutaties
Voor organisaties die AFAS combineren met andere HR-systemen, koppelen we Profit ook aan externe tools voor werving, onboarding, learning en performance management.
AFAS en webshop, klantportaal of maatwerksoftware
Naast marketplaces bouwen we koppelingen tussen AFAS en:
- Eigen webshops (WooCommerce, Shopify, maatwerk e-commerce) waar orders binnenkomen die direct in AFAS als verkoop of factuur moeten belanden, en waar productdata en voorraad juist uit AFAS gehaald wordt
- B2B-portalen en klantportalen waarin klanten hun facturen, orders, contracten en betaalstatus live uit AFAS zien, met een maatwerk klantomgeving als frontend
- Maatwerksoftware en interne tools die specifieke bedrijfsprocessen ondersteunen en data uit AFAS gebruiken als bron
Voor de bredere aanpak van maatwerk applicaties op AFAS zie onze pagina over maatwerksoftware.
AFAS koppelen met CRM en andere systemen
AFAS combineren we vaak met andere zakelijke tools:
- Salesforce voor bedrijven die AFAS voor administratie en Salesforce voor sales gebruiken (accounts, opportunities, facturen en betaalstatus bidirectioneel)
- HubSpot voor mkb en scale-ups met vergelijkbare setup als Salesforce, maar dan met HubSpot als CRM
- Mailchimp en andere marketing-tools voor gerichte campagnes op basis van klantsegmentatie uit AFAS
- Betaalproviders zoals Mollie, Buckaroo en Adyen voor automatische afhandeling van binnenkomende betalingen
- Microsoft 365 voor doorstroom van klantgegevens naar contactpersonen en agenda’s
Meer over onze aanpak op de pagina over integraties en koppelingen.
Waar we op letten
GetConnectoren goed inrichten. Standaard GetConnectoren volstaan zelden, dus we ontwerpen samen met jouw AFAS-beheerder de juiste GetConnectoren die precies de data leveren die we nodig hebben, zonder overbodige velden.
UpdateConnector-payloads valideren. UpdateConnectoren zijn strikt in wat ze accepteren. We valideren payloads voor verzending en vangen response-fouten netjes op, met duidelijke logging voor de beheerder.
Token-beheer en rotatie. AFAS gebruikt tokens voor authenticatie. Wij slaan die veilig op, roteren ze periodiek en zorgen dat expirations niet leiden tot onverwachte uitval.
75 MB limit per API call. AFAS-calls zijn beperkt tot 75 MB. Voor grote datasets werken we met pagination en batches, zodat we deze limit niet raken.
Idempotency en foutafhandeling. Elke koppeling die we bouwen is idempotent: een tweede aanroep leidt nooit tot dubbele records. Fouten worden opgevangen in queues met retries, en na drie mislukkingen krijgt de beheerder een alert.
Testen in connect.afas.nl. Voor development gebruiken we AFAS’s speciale connect-omgeving, waar we koppelingen kunnen testen zonder impact op productiedata.
Onze aanpak
Denk je aan een AFAS koppeling? Plan een vrijblijvende kennismaking.
Hoe ideeën werkelijkheid worden
Geen theorie, maar echte trajecten. Bekijk hoe richting, techniek en ontwerp samen zorgen voor resultaat dat blijft staan.
Inzichten uit ons digitaal vakmanschap
Van praktijkverhalen en slimme oplossingen tot updates uit ons eigen team. Een inkijk in wat ons bezighoudt, wat we ontdekken en hoe ideeën langzaam vorm krijgen.
Veelgestelde vragen over koppelen met AFAS
-
Wanneer is een maatwerk AFAS koppeling verstandig?
Standaardkoppelingen en AFAS-partners bieden veel oplossingen voor generieke situaties. Maatwerk wordt verstandig zodra je specifieke bedrijfsregels hebt die niet in de standaard passen, wanneer je meerdere systemen tegelijk wilt koppelen, wanneer je bestaande koppeling instabiel loopt, of wanneer je afhankelijkheid van externe SaaS-koppelingen wilt verminderen. Wij adviseren graag welke route past.
-
Kunnen jullie bol.com of Amazon aan AFAS koppelen?
Ja. Voor marketplace-integraties bouwen we een middleware-laag in Laravel die orders uit bol.com of Amazon vertaalt naar UpdateConnector-payloads voor AFAS Profit. Voorraad wordt via een GetConnector terug gepusht naar de marketplace, zodat je nooit meer verkoopt dan op voorraad. Ook complexere scenarios (returns, refunds, kanaal-specifieke prijzen, OSS BTW) nemen we mee in de blauwdruk.
-
Wat zijn GetConnectoren en UpdateConnectoren?
GetConnectoren zijn AFAS-endpoints waarmee je data uit Profit ophaalt. UpdateConnectoren zijn endpoints om data in Profit toe te voegen, te muteren of te verwijderen. Beide typen worden aangesproken via de REST of SOAP API van AFAS. Voor maatwerk koppelingen ontwerpen we samen met de AFAS-beheerder de juiste connectoren die precies de data leveren of ontvangen die we nodig hebben.
-
Kunnen jullie tijdregistratie of urenregistratie aan AFAS koppelen?
Ja. Voor organisaties met externe roosterpakketten, tijdregistratiesoftware of maatwerk urenregistratie bouwen we koppelingen naar AFAS voor verloning. Uren stromen automatisch door als arbeidsregistraties in Profit, met correcte matching op medewerker (via UPN) en projectcodes. Voor complexere scenarios met tarieven, marges of doorbelasting nemen we die logica mee.
-
Kunnen jullie AFAS koppelen aan Salesforce of HubSpot?
Ja, dit is een van onze meest gevraagde combinaties. Accounts, contacten, opportunities, facturen en projecten synchroniseren bidirectioneel tussen AFAS en Salesforce of HubSpot. Betaalstatus uit AFAS stroomt terug naar het CRM zodat sales-teams zien wat er financieel loopt. De koppeling bouwen we met GetConnectoren en UpdateConnectoren aan AFAS-zijde, en de REST API aan CRM-zijde, met Laravel als integratielaag ertussen.
-
Kunnen jullie een bestaande AFAS-koppeling overnemen?
Ja. We starten met een audit van de bestaande koppeling: welke connectoren worden gebruikt, hoe zit de foutafhandeling in elkaar, welke tokens draaien, en waar zit de kwetsbaarheid. Vaak zien we dat oude koppelingen niet meer voldoen aan de huidige AFAS API-standaarden of dat monitoring ontbreekt. We leveren een concreet plan voor overname of vernieuwing.
Voor de ontwikkeling van een kennisplatform van een nieuw team binnen het VUmc, zijn we de samenwerking aangegaan met SMIT. Dit heeft een prettige en vakkundige samenwerking opgeleverd, waarin SMIT. onze wensen begrijpt en hier vakkundig en constructief over mee kan denken. Wij zijn erg tevreden over het resultaat en deze samenwerking!
SMIT is voor ons een betrouwbare partner op IT gebied. We werken al 19 jaar samen. We zijn met onze webshop Drankdozijn altijd vooruitstrevend en daar past SMIT heel goed bij. Innovatieve ideeën worden met SMIT werkelijkheid. Naast een digitale strategie staat digital security bij SMIT centraal, wat voor ons als e-commerce bedrijf een vertrouwd gevoel geeft.
We werken al lange tijd samen met SMIT en zijn zeer tevreden over de samenwerking. Het team is uiterst deskundig en denkt proactief mee over marketingoplossingen met creatieve, waardevolle ideeën die ons echt verder helpen. Als het nodig is, spelen ze kort op de bal en handelen ze snel en direct. Een betrouwbare partner waar we graag mee blijven werken!
Voor een complex portal hebben wij SMIT Digitaal Vakmanschap ingeschakeld. Na wat opstartproblemen is er door de werknemers van SMIT een waardevolle tool ontwikkeld, waar zowel wij als onze klanten, elke dag dankbaar gebruik van maken.
In maart 2024 is onze nieuwe website gelanceerd. Gemaakt door en gehost bij SMIT. Design was op basis van corporate huisstijl met eigen stijlelementen. Veel aandacht is gegeven aan site performance, waardoor website hoog scoort op SEO, accessibility en best practices.
SMIT heeft ons super geholpen met het zetten van de volgende stap met onze webshop. Wij hadden behoefte aan een partij die ons kon faciliteren in een stabiele server die bestand is tegen pieken in bezoekersaantallen. SMIT heeft meer dan dat geleverd. Een uiterst professionele partij, heel toegankelijk, snel in hun reactie en ze weten echt waar ze het over hebben. Aanrader!
SMIT is technisch sterk, ze kunnen goed luisteren naar de businessvraag achter de it-oplossing en zijn zakelijk betrouwbaar. Kortom: een goede partner voor je IT-innovaties.