Koppelen met AFAS
AFAS Profit als bron van waarheid
Bij de meeste organisaties die met AFAS werken, staat de administratie in Profit: klanten, medewerkers, projecten, facturen en salaris. Andere systemen vullen dat aan. Daarom moet een koppeling kloppen. Werkt een webshop of portaal met verouderde gegevens, dan merk je dat pas als er een verkeerde factuur de deur uit is.
AFAS werkt met twee soorten connectoren:
- GetConnectoren halen gegevens uit Profit, voor rapportages, dashboards en synchronisatie naar andere systemen.
- UpdateConnectoren voegen gegevens toe aan Profit, of wijzigen en verwijderen ze, zoals nieuwe medewerkers, boekingen en facturen.
Je spreekt ze aan via de REST API (JSON) of de SOAP API (XML), met een token voor de toegang. Wij werken met allebei. Nieuwe koppelingen bouwen we meestal op REST, omdat die sneller is en beter aansluit op moderne applicaties.
Wat een koppeling wel en niet oplost, en waarom we bijna altijd met alleen lezen beginnen, staat in koppelen met AFAS, wat het je bespaart en wat het niet oplost.
Wanneer een AFAS-koppeling op maat zich terugverdient
Voor veel gangbare pakketten bestaat al een standaardkoppeling met AFAS, en die staat vaak snel. Maatwerk loont in deze situaties:
- Je hebt bedrijfsregels die geen standaardkoppeling ondersteunt, zoals margeregelingen, controles die bij jouw sector horen of projectcodes per klant.
- Je wilt meerdere systemen tegelijk aan AFAS koppelen, en de gegevens moeten overal hetzelfde zijn.
- Je huidige koppeling loopt via een externe SaaS-dienst die duurder wordt naarmate je groeit.
- Je wilt dat wijzigingen direct doorkomen, in plaats van één keer per nacht.
- Je wilt minder afhankelijk zijn van één koppelpartij.
- Orders van bol of Amazon moeten direct in AFAS terechtkomen.
Marketplaces koppelen aan AFAS: bol en Amazon
Verkoop je via bol, Amazon of een vergelijkbare marketplace, dan zetten we een tussenlaag in Laravel tussen de marketplace en AFAS Profit. Die laag haalt orders op via de API van de marketplace, zet ze om naar het formaat van de UpdateConnector en schrijft ze in Profit weg als verkooporder of factuur. Andersom leest de laag de voorraad uit een GetConnector en zet die terug op de marketplace, zodat je niet meer verkoopt dan je op voorraad hebt.
Bij marketplaces komt er meestal logica bij: prijzen per kanaal, btw-regels per land (OSS binnen Europa), statussen als verzonden, ontvangen en geretourneerd, en terugbetalingen die goed in AFAS geboekt moeten worden. Voor productdata combineren we de koppeling waar dat zinvol is met een tool als Channable.
AFAS en HRM: van werkenbij tot salarisverwerking
Draaien HR en salaris in AFAS, dan koppelen we op elk moment in de loopbaan van een medewerker:
- Werkenbij: sollicitaties van je carrièresite komen als sollicitant in Profit, gekoppeld aan de juiste vacature en wervingsstatus.
- VOG: de aanvraag en verwerking van de verklaring omtrent het gedrag, gekoppeld aan het medewerkersdossier in AFAS.
- UPN: hetzelfde universele personeelsnummer in AFAS en in externe systemen, zoals roosterpakketten, tijdregistratie en salarisverwerking.
- Tijdregistratie: gewerkte uren en verlof uit een roosterpakket of een eigen urenregistratie gaan naar Profit voor de verloning.
- Vergoedingen en declaraties: reiskosten, onkosten en toeslagen worden automatisch verwerkt.
- Eindafrekening: bij uitdiensttreding kloppen het laatste salaris, het verlofsaldo en de pensioenmutaties.
Gebruik je naast AFAS andere HR-systemen voor werving, onboarding, opleiding of beoordelingen, dan koppelen we Profit ook daaraan.
AFAS en webshop, klantportaal of maatwerksoftware
Naast marketplaces koppelen we AFAS aan:
- Webshops, zoals WooCommerce, Shopify of een eigen webshop. Orders gaan als verkoop of factuur naar AFAS, productgegevens en voorraad komen uit AFAS.
- B2B-portalen en klantportalen, waarin klanten hun facturen, orders, contracten en betaalstatus live uit AFAS zien, met een klantomgeving op maat als voorkant.
- Maatwerksoftware en interne tools die gegevens uit AFAS gebruiken voor een eigen bedrijfsproces.
Meer over software op maat met AFAS als bron lees je op onze pagina over maatwerksoftware.
AFAS koppelen met CRM en andere systemen
AFAS combineren we vaak met:
- Salesforce, als AFAS de administratie doet en Salesforce de verkoop. Accounts, opportunities, facturen en betaalstatus gaan in twee richtingen.
- HubSpot, met dezelfde opzet als bij Salesforce, voor bedrijven met HubSpot als CRM.
- Mailchimp en andere marketingtools, voor campagnes op basis van klantgroepen uit AFAS.
- Betaalproviders als Mollie, Buckaroo en Adyen, zodat binnenkomende betalingen automatisch worden verwerkt.
- Microsoft 365, zodat klantgegevens doorstromen naar contactpersonen en agenda’s.
Meer over onze aanpak lees je op de pagina over integraties en koppelingen.
Waar we op letten
Op deze punten loopt een AFAS-koppeling meestal stuk, en dit doen we eraan:
- GetConnectoren: de standaardconnectoren zijn zelden genoeg. Samen met je AFAS-beheerder richten we connectoren in die precies de velden leveren die nodig zijn, en niet meer.
- UpdateConnectoren: die zijn streng in wat ze accepteren. We controleren elk bericht voordat het verstuurd wordt, vangen foutmeldingen op en leggen ze zo vast dat je beheerder ze kan lezen.
- Tokens: we bewaren ze veilig en vervangen ze op vaste momenten, zodat een verlopen token niet ineens alles stillegt.
- Grote hoeveelheden gegevens: een aanroep naar AFAS mag maximaal 75 MB zijn. Grote sets halen we daarom in delen op.
- Dubbele records: krijgt de koppeling twee keer dezelfde opdracht, dan maakt hij geen tweede record aan. Mislukte opdrachten gaan in een wachtrij en worden opnieuw geprobeerd. Lukt het drie keer niet, dan krijgt de beheerder een melding.
- Testen: we bouwen en testen in de connect-omgeving van AFAS, connect.afas.nl, zodat je productiegegevens buiten schot blijven.
Onze aanpak
Wil je een systeem aan AFAS koppelen? Vertel ons welke systemen het zijn, dan zoeken we uit wat ervoor nodig is.
Dezelfde koppeling, maar dan voor AI
Staat de koppeling met AFAS eenmaal, dan kan een AI-assistent er ook bij. Bijvoorbeeld om medewerkers antwoord te geven op vragen over verlof, verzuim of declaraties, zonder dat HR daar tijd aan kwijt is. Lees hoe we AI koppelen aan bestaande systemen.
Hoe ideeën werkelijkheid worden
Geen theorie, maar echte trajecten. Bekijk hoe richting, techniek en ontwerp samen zorgen voor resultaat dat blijft staan.
Inzichten uit ons digitaal vakmanschap
Van praktijkverhalen en slimme oplossingen tot updates uit ons eigen team. Een inkijk in wat ons bezighoudt, wat we ontdekken en hoe ideeën langzaam vorm krijgen.
Veelgestelde vragen over koppelen met AFAS
Wanneer is een AFAS-koppeling op maat verstandig?
Voor veel standaardsituaties hebben AFAS-partners al een oplossing. Maatwerk wordt verstandig als je bedrijfsregels hebt die daar niet in passen, als je meerdere systemen tegelijk wilt koppelen, als je huidige koppeling niet stabiel draait, of als je minder afhankelijk wilt zijn van een externe koppeldienst. In het eerste gesprek zeggen we welke route wij zouden kiezen.
Kunnen jullie bol of Amazon aan AFAS koppelen?
Ja. We bouwen een tussenlaag in Laravel die orders van bol of Amazon omzet naar berichten voor een UpdateConnector in AFAS Profit. De voorraad gaat via een GetConnector terug naar de marketplace, zodat je niet meer verkoopt dan je hebt. Retouren, terugbetalingen, prijzen per kanaal en OSS-btw nemen we mee in de blauwdruk.
Wat zijn GetConnectoren en UpdateConnectoren?
Met een GetConnector haal je gegevens uit Profit. Met een UpdateConnector voeg je gegevens toe, of wijzig of verwijder je ze. Je spreekt beide aan via de REST- of SOAP-API van AFAS. Samen met de AFAS-beheerder richten we connectoren in die precies de gegevens leveren of ontvangen die de koppeling nodig heeft.
Kunnen jullie tijdregistratie of urenregistratie aan AFAS koppelen?
Ja. Gebruik je een extern roosterpakket, tijdregistratiesoftware of een eigen urenregistratie, dan koppelen we die aan AFAS voor de verloning. Uren komen automatisch als arbeidsregistratie in Profit, bij de juiste medewerker (via het UPN) en het juiste project. Werk je met tarieven, marges of doorbelasting, dan zit die logica in de koppeling.
Kunnen jullie AFAS koppelen aan Salesforce of HubSpot?
Ja, die vraag krijgen we vaak. Accounts, contacten, opportunities, facturen en projecten lopen in twee richtingen tussen AFAS en Salesforce of HubSpot. De betaalstatus uit AFAS komt terug in het CRM, zodat verkopers zien hoe een klant er financieel voor staat. Aan de kant van AFAS gebruiken we GetConnectoren en UpdateConnectoren, aan de kant van het CRM de REST API, met Laravel als laag ertussen.
Kunnen jullie een bestaande AFAS-koppeling overnemen?
Ja. We beginnen met een audit: welke connectoren gebruikt de koppeling, hoe gaat hij om met fouten, welke tokens draaien er en waar zit het risico. Vaak voldoet een oude koppeling niet meer aan de huidige API-standaard van AFAS, of ontbreekt monitoring. Daarna krijg je een concreet plan om de koppeling over te nemen of te vernieuwen.
Voor de ontwikkeling van een kennisplatform van een nieuw team binnen het VUmc, zijn we de samenwerking aangegaan met SMIT. Dit heeft een prettige en vakkundige samenwerking opgeleverd, waarin SMIT. onze wensen begrijpt en hier vakkundig en constructief over mee kan denken. Wij zijn erg tevreden over het resultaat en deze samenwerking!
SMIT is voor ons een betrouwbare partner op IT gebied. We werken al 19 jaar samen. We zijn met onze webshop Drankdozijn altijd vooruitstrevend en daar past SMIT heel goed bij. Innovatieve ideeën worden met SMIT werkelijkheid. Naast een digitale strategie staat digital security bij SMIT centraal, wat voor ons als e-commerce bedrijf een vertrouwd gevoel geeft.
We werken al lange tijd samen met SMIT en zijn zeer tevreden over de samenwerking. Het team is uiterst deskundig en denkt proactief mee over marketingoplossingen met creatieve, waardevolle ideeën die ons echt verder helpen. Als het nodig is, spelen ze kort op de bal en handelen ze snel en direct. Een betrouwbare partner waar we graag mee blijven werken!
Voor een complex portal hebben wij SMIT Digitaal Vakmanschap ingeschakeld. Na wat opstartproblemen is er door de werknemers van SMIT een waardevolle tool ontwikkeld, waar zowel wij als onze klanten, elke dag dankbaar gebruik van maken.
In maart 2024 is onze nieuwe website gelanceerd. Gemaakt door en gehost bij SMIT. Design was op basis van corporate huisstijl met eigen stijlelementen. Veel aandacht is gegeven aan site performance, waardoor website hoog scoort op SEO, accessibility en best practices.
SMIT heeft ons super geholpen met het zetten van de volgende stap met onze webshop. Wij hadden behoefte aan een partij die ons kon faciliteren in een stabiele server die bestand is tegen pieken in bezoekersaantallen. SMIT heeft meer dan dat geleverd. Een uiterst professionele partij, heel toegankelijk, snel in hun reactie en ze weten echt waar ze het over hebben. Aanrader!
SMIT is technisch sterk, ze kunnen goed luisteren naar de businessvraag achter de it-oplossing en zijn zakelijk betrouwbaar. Kortom: een goede partner voor je IT-innovaties.