Hoe koppel je systemen zonder dubbel werk?
Drie systemen, drie keer hetzelfde artikel
Een productiebedrijf heeft een ERP voor de orders, een planningspakket voor de werkvloer en een portaal waar dealers bestellen. De flens van 80 mm in RVS staat in alle drie. In het ERP als 10045, in de planning als 10045-A omdat daar ooit een variant bij kwam, en in het portaal als “Flens RVS 80” zonder nummer, omdat iemand hem daar met de hand heeft aangemaakt.
Iedereen op kantoor weet dat het hetzelfde artikel is. De koppeling die het overtypen moet wegnemen, weet dat niet. Daarom begint een koppeling zonder dubbel werk met opruimen, en met een eerste versie die alleen kijkt.
Wat er mis is voordat je koppelt
Bij bijna elk koppeltraject komen we dezelfde vier dingen tegen:
- Nummers die niet overeenkomen. Artikel-, klant- of debiteurnummers die per systeem anders zijn, of in één systeem ontbreken.
- Eenheden. Het ERP rekent in stuks, de inkoop in dozen van vijftig en het portaal in meters. Een koppeling die “1” doorgeeft, weet niet welke 1 er bedoeld is.
- Dubbele records. Dezelfde klant met twee klantnummers, één van vóór de verhuizing en één van erna.
- Velden die voor iets anders worden gebruikt. Een opmerkingenveld waarin al jaren de vaste leverdag staat. Een collega leest dat, een koppeling niet.
Mensen lossen dit al jaren in hun hoofd op. Een collega ziet dat 10045 en 10045-A hetzelfde zijn. Een koppeling ziet twee artikelen en maakt er vrolijk een derde van.
Begin met een koppeling die alleen leest
De eerste versie schrijft nergens naartoe. Hij haalt uit elk systeem de gegevens op, legt ze naast elkaar en maakt een lijst van wat niet klopt: artikelen die maar in één systeem bestaan, klanten met twee nummers, een voorraad die in de planning anders is dan in het ERP.
Die lijst is de eerste oplevering. Hij laat zien hoe groot het opruimwerk is, en niemand kan er iets mee kapotmaken. Hij laat ook zien welk systeem per gegeven leidend moet zijn. Dat verschilt vaak per veld: het ERP voor de prijs, de planning voor de levertijd.
Pas als die lijst kort genoeg is, gaat de koppeling schrijven. Eerst in één richting en voor één soort gegeven. Dezelfde volgorde beschreven we bij koppelen met AFAS, en bij een bankkoppeling met Twinfield werkt het net zo.
Hoe lang duurt zo’n leeskoppeling?
Korter dan de koppeling die erna komt. Hoe kort hangt af van het aantal systemen en van hoe ze hun gegevens beschikbaar stellen. Het opruimen daarna kost meestal meer tijd dan het bouwen, en dat werk ligt bij de mensen die de gegevens kennen.
Maar we ruimen het op zodra de koppeling draait
Dat hoor je vaak, en zo loopt het bijna nooit. Een draaiende koppeling kopieert elke fout naar het volgende systeem. Een verkeerd artikelnummer staat dan op drie plekken, en de werkvloer maakt wat de planning zegt. Achteraf opruimen kost meer, omdat je eerst moet uitzoeken welke van de drie versies klopt.
Het lijkt op verhuizen zonder eerst de zolder door te gaan. Je sjouwt alle dozen mee en gooit de helft bij aankomst alsnog weg, alleen nu drie hoog zonder lift.
Waar je mee begint
Kies één soort gegeven dat nu dubbel wordt ingevoerd, bijvoorbeeld artikelen of klanten. Laat een leeskoppeling zien hoeveel er niet klopt. Is dat een handvol, dan kun je volgende maand koppelen. Is het een lange lijst, dan weet je wat er eerst moet gebeuren, en dat is ook een uitkomst. Zo beginnen we ook bij integraties en koppelingen voor klanten.
Noem de systemen die je wilt koppelen, dan kijken we wat er eerst moet kloppen.
Richting voor digitale groei
Sterke digitale producten beginnen met heldere keuzes. Lees hoe we denken over positionering, structuur en groei die klopt op de lange termijn.
