Koppelen met HubSpot
HubSpot als het CRM waar je organisatie omheen groeit
HubSpot vervult voor veel scale-ups en B2B-organisaties dezelfde rol die Salesforce vervult voor enterprises. Krachtig, uitgebreid en met een indrukwekkend ecosysteem eromheen. Waar HubSpot vooral in uitblinkt: eenvoud van gebruik voor marketing- en sales-teams, sterke workflow automation, en een unified datamodel waarin contacts, companies, deals en tickets logisch samenwerken. Voor teams die snel willen kunnen schakelen is HubSpot vaak de betere keuze dan zwaardere enterprise CRM’s.
De App Marketplace bevat meer dan 1.000 kant-en-klare integraties. Voor internationale tools werkt dat uitstekend. Voor Nederlandse tools zoals AFAS, Exact Online, Twinfield, Nmbrs en SD Worx, is de standaard vaak beperkt of onvolledig. Dan bouwen we een maatwerk koppeling die wél doet wat je nodig hebt.
HubSpot en Nederlandse tools
Verreweg de meeste maatwerk HubSpot koppelingen die wij bouwen zijn combinaties met Nederlandse administratie-, HR- of ERP-software. De klassiekers:
HubSpot en AFAS
Contacten en bedrijven synchroniseren bidirectioneel tussen HubSpot en AFAS. Zodra een deal in HubSpot naar ‘closed won’ gaat, wordt automatisch een debiteur en verkooporder aangemaakt in AFAS. Openstaande facturen en betalingsstatussen uit AFAS zijn direct zichtbaar in HubSpot, zodat sales weet welke klanten nog moeten betalen voordat er een nieuw voorstel de deur uit gaat. Deze integratie bouwen we met GetConnectors en UpdateConnectors aan AFAS-kant, en de HubSpot Private Apps aan de andere kant.
HubSpot en Exact Online
Voor bedrijven die op Exact draaien werkt het vergelijkbaar. Deals worden orders of facturen in Exact Online, betaalstatus stroomt terug naar HubSpot, en klantgegevens synchroniseren op basis van bedrijfsnaam en KvK-nummer. Voor B2B met complexe deal structures (line items, verschillende BTW-tarieven, deelfacturatie) bouwen we die mapping op maat.
HubSpot en HR-systemen
Voor organisaties waar HR-data in Nmbrs of SD Worx staat, koppelen we medewerkersinformatie aan HubSpot zodat sales-teams weten wie de accountmanager is en customer success de juiste contactpersoon aanspreekt.
HubSpot Hubs en objecten
HubSpot bestaat uit meerdere Hubs die je los of gecombineerd kunt gebruiken:
- Marketing Hub voor campagnes, e-mail marketing, landing pages en marketing automation
- Sales Hub voor deal pipelines, quotes, meetings en forecasting
- Service Hub voor tickets, kennisbank en klantenservice
- Operations Hub voor data quality, sync en workflows tussen tools
- Content Hub voor je website en CMS (voorheen CMS Hub)
Onderliggend werkt alles via één datamodel: Contacts, Companies, Deals, Tickets en Custom Objects, met Lifecycle stages die de klantreis inzichtelijk maken. Voor maatwerk integraties werken we met de HubSpot API, sinds 2023 via Private Apps (de opvolger van API keys). Deze bieden granular scopes, veilige token-opslag en de mogelijkheid om per integratie precies te bepalen wat wel en niet mag.
Wanneer heb je maatwerk nodig?
De HubSpot App Marketplace dekt veel af. Maatwerk wordt relevant zodra:
- Je Nederlandse tools gebruikt waarvoor geen goede standaardintegratie bestaat (AFAS, Exact, Twinfield)
- Je bestaande koppeling loopt via Zapier of Make, maar te duur wordt of te veel handmatig werk oplevert
- Je een klantportaal of maatwerk applicatie wilt bouwen die directe HubSpot-data toont aan externen
- Je website-formulieren wilt verrijken met KvK-data of validatie voordat leads in HubSpot belanden
- Je complexe custom objects en workflows hebt die geen enkele standaard app kan volgen
- Je bidirectionele sync wilt tussen HubSpot en een ander CRM (bijvoorbeeld Salesforce tijdens een migratie of parallel gebruik)
Concrete koppelingen die we bouwen
Deal-to-invoice flow
Van gewonnen deal in HubSpot naar factuur in de administratie, automatisch. Klantgegevens, line items, prijzen en BTW-tarieven stromen door naar Exact, AFAS of Twinfield, waar de factuur wordt aangemaakt. Betaalstatus komt terug naar HubSpot zodat sales-teams zien wat er financieel loopt.
Website en formulieren naar HubSpot
Formulieren op je website of maatwerk platform die leads doorzetten naar HubSpot, verrijkt met bedrijfsdata uit de KvK API, gevalideerd op geldigheid en gededuplicated tegen bestaande contacts. Zo blijft de HubSpot database schoon.
Klantportalen en maatwerkomgevingen
Voor klanten die een portaal willen waar externen HubSpot-data zien (tickets, deals, contracten), bouwen we een maatwerk klantportaal in Nuxt of Laravel, met directe API-koppeling naar HubSpot. Zoals we voor onder andere Audify bouwden, waar het platform gekoppeld is aan HubSpot voor gebruikers- en communitybeheer.
E-commerce en webshop naar HubSpot
Voor B2B webshops of e-commerce platformen synchroniseren we klanten en aankopen naar HubSpot Contacts, zodat marketing en sales gerichte campagnes kunnen sturen op basis van aankoopgedrag. Combineer dat met Mailchimp of HubSpot Marketing Hub voor de campagnes zelf.
CRM-migraties en parallel gebruik
Bij migraties tussen HubSpot en Salesforce, of situaties waar beide CRM’s naast elkaar draaien (bijvoorbeeld HubSpot voor marketing en Salesforce voor sales), bouwen we een sync-laag die zorgt dat contact-data en deal-status consistent blijven.
Waar we op letten
Private Apps voor authenticatie. Sinds 2023 gebruiken we Private Apps in plaats van deprecated API keys. Dat betekent granular scopes per integratie, veilige token opslag en betere auditability.
Deduplicatie op contact- en company-niveau. HubSpot ontdubbelt op email en domein, maar bij bedrijvendata is dat niet altijd genoeg. Wij verrijken en ontdubbelen op KvK-nummer, BTW-nummer en handelsnaam voordat we schrijven.
Custom Objects en Custom Properties. Voor sectorspecifieke data bouwen we vaak Custom Objects of Custom Properties in HubSpot en zorgen dat de integratie die correct vult vanuit externe systemen.
Rate limits. HubSpot heeft per Hub verschillende API rate limits (Marketing Hub: 100/10s, Enterprise: hoger). Voor high-volume koppelingen combineren we batch endpoints en caching zodat we niet tegen limits aanlopen.
Workflows en automations. De koppeling bouwt de fundering (data). Workflows en automations richten we vervolgens in HubSpot zelf in, of we triggeren ze vanuit onze integratielaag via de HubSpot API.
Onze aanpak
Denk je aan een HubSpot koppeling? Plan een vrijblijvende kennismaking.
Hoe ideeën werkelijkheid worden
Geen theorie, maar echte trajecten. Bekijk hoe richting, techniek en ontwerp samen zorgen voor resultaat dat blijft staan.
Inzichten uit ons digitaal vakmanschap
Van praktijkverhalen en slimme oplossingen tot updates uit ons eigen team. Een inkijk in wat ons bezighoudt, wat we ontdekken en hoe ideeën langzaam vorm krijgen.
Veelgestelde vragen over koppelen met HubSpot
-
Kunnen jullie HubSpot koppelen aan AFAS of Exact Online?
Ja, dit is een van onze meest gevraagde HubSpot koppelingen. Voor AFAS werken we met GetConnectors en UpdateConnectors, voor Exact Online via de OAuth 2.0 API. Deals worden bidirectioneel gesynchroniseerd naar debiteuren en verkooporders. Betaalstatus en factuurinformatie stromen terug naar HubSpot. De koppeling bouwen we met een Laravel integratielaag die queues, retries en foutafhandeling standaard meeneemt.
-
Waarom niet gewoon een App Marketplace-integratie gebruiken?
De HubSpot App Marketplace bevat meer dan 1.000 apps voor standaard scenarios. Voor Nederlandse administratie-tools zoals AFAS, Exact, Twinfield en SnelStart is het aanbod echter beperkt en vaak niet flexibel genoeg voor B2B-scenario’s met complexe deal structures, custom properties of specifieke workflows. In die gevallen bouwen we een maatwerk koppeling die precies past bij jouw processen, zonder de beperkingen van een standaard app.
-
Werken jullie met alle HubSpot Hubs?
Ja, met Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub en Content Hub. We bepalen per project welke Hubs relevant zijn en ontwerpen de integratie zodanig dat data tussen Hubs consistent blijft. Voor Operations Hub gebruikers combineren we onze integraties waar mogelijk met de ingebouwde data sync-functionaliteit.
-
Kunnen jullie een website-formulier naar HubSpot laten stromen met validatie?
Ja. Standaard HubSpot forms doen basis-lead capture, maar missen mogelijkheden voor verrijking, ontdubbeling of business logic. Wij bouwen formulierintegraties waarbij leads eerst worden gevalideerd, verrijkt met KvK- en bedrijfsdata, en pas dan als Contact in HubSpot belanden. Dubbele leads worden automatisch samengevoegd, zodat je HubSpot database schoon blijft.
-
Wat is het verschil met Zapier of Make voor HubSpot koppelingen?
Zapier en Make zijn geschikt voor eenvoudige triggers en snelle prototypes. Voor lage volumes werken ze prima. Voor productie-scenarios met hoge volumes, bidirectionele sync, complexe datavalidatie of businesslogica worden ze snel duur en beperkt. Een maatwerk koppeling geeft je volledige controle, betere monitoring en groeit mee zonder abonnementskosten per taak.
-
Kunnen jullie een bestaande HubSpot integratie overnemen of verbeteren?
Ja. We starten met een audit van de bestaande koppeling: authenticatie (Private Apps of legacy API keys), API-gebruik, foutafhandeling en scalability. Vaak zien we dat oude integraties nog op deprecated API keys draaien of onvoldoende foutafhandeling hebben. We leveren een concreet plan voor overname, migratie of vernieuwing.
Voor de ontwikkeling van een kennisplatform van een nieuw team binnen het VUmc, zijn we de samenwerking aangegaan met SMIT. Dit heeft een prettige en vakkundige samenwerking opgeleverd, waarin SMIT. onze wensen begrijpt en hier vakkundig en constructief over mee kan denken. Wij zijn erg tevreden over het resultaat en deze samenwerking!
SMIT is voor ons een betrouwbare partner op IT gebied. We werken al 19 jaar samen. We zijn met onze webshop Drankdozijn altijd vooruitstrevend en daar past SMIT heel goed bij. Innovatieve ideeën worden met SMIT werkelijkheid. Naast een digitale strategie staat digital security bij SMIT centraal, wat voor ons als e-commerce bedrijf een vertrouwd gevoel geeft.
We werken al lange tijd samen met SMIT en zijn zeer tevreden over de samenwerking. Het team is uiterst deskundig en denkt proactief mee over marketingoplossingen met creatieve, waardevolle ideeën die ons echt verder helpen. Als het nodig is, spelen ze kort op de bal en handelen ze snel en direct. Een betrouwbare partner waar we graag mee blijven werken!
Voor een complex portal hebben wij SMIT Digitaal Vakmanschap ingeschakeld. Na wat opstartproblemen is er door de werknemers van SMIT een waardevolle tool ontwikkeld, waar zowel wij als onze klanten, elke dag dankbaar gebruik van maken.
In maart 2024 is onze nieuwe website gelanceerd. Gemaakt door en gehost bij SMIT. Design was op basis van corporate huisstijl met eigen stijlelementen. Veel aandacht is gegeven aan site performance, waardoor website hoog scoort op SEO, accessibility en best practices.
SMIT heeft ons super geholpen met het zetten van de volgende stap met onze webshop. Wij hadden behoefte aan een partij die ons kon faciliteren in een stabiele server die bestand is tegen pieken in bezoekersaantallen. SMIT heeft meer dan dat geleverd. Een uiterst professionele partij, heel toegankelijk, snel in hun reactie en ze weten echt waar ze het over hebben. Aanrader!
SMIT is technisch sterk, ze kunnen goed luisteren naar de businessvraag achter de it-oplossing en zijn zakelijk betrouwbaar. Kortom: een goede partner voor je IT-innovaties.